ASIS untuk Yayasan: Kelola Banyak Unit dari Satu Ruang

ASIS untuk yayasan dirancang bagi lembaga yang menaungi lebih dari satu unit, misalnya TK, SD, SMP, dan SMA dalam satu kompleks, atau beberapa sekolah di kota berbeda. Setiap unit tetap mengelola urusannya sendiri, sementara pengurus yayasan memantau semuanya lewat Ruang Yayasan multi-sekolah: jumlah murid, keuangan, kehadiran pegawai, dan capaian target. Halaman ini menjelaskan cara kerja ASIS di yayasan, pembagian kewenangan antara yayasan dan unit, serta langkah penerapannya.

Masalah klasik yayasan dengan banyak unit

Pengurus yayasan biasanya menerima laporan dalam bentuk yang berbeda dari setiap unit. SD mengirim rekap SPP dalam Excel, SMP mengirim PDF, TK mengirim foto buku kas. Untuk rapat pengurus bulanan, bagian keuangan yayasan harus menyatukan semuanya secara manual.

Gejala lain yang sering muncul:

• jumlah murid per unit baru diketahui setelah ditanyakan satu per satu,
• kebijakan gaji dan potongan diterapkan berbeda di setiap unit,
• murid lulusan TK yayasan tidak tercatat saat masuk SD yayasan yang sama,
• yayasan berlangganan aplikasi berbeda di setiap unit, biayanya membengkak,
• kepala unit merasa diawasi berlebihan, atau sebaliknya merasa dibiarkan.

Prinsip pembagian kewenangan

Aplikasi yang baik untuk yayasan tidak membuat yayasan mengambil alih pekerjaan unit. Pembagian yang sehat kira-kira seperti ini:

ASIS mendukung pola ini lewat 45 peran pengguna. Pengurus yayasan mendapat peran yang melihat ringkasan lintas unit, sedangkan kepala unit dan Bendahara unit bekerja di unit masing-masing.

Yang dilakukan ASIS untuk yayasan

Ruang Yayasan multi-sekolah

Ruang Yayasan memberi pengurus pandangan atas seluruh unit di bawahnya. Pengurus tidak perlu meminta rekap ke setiap kepala sekolah untuk mengetahui kondisi dasar. Pembahasan kebutuhan serupa ada di artikel "Aplikasi Sekolah Banyak Unit Yayasan: Panduan Memilih".

Dashboard Goal

Yayasan bisa menetapkan target per unit dan per peran melalui Dashboard Goal, misalnya target jumlah pendaftar, tingkat kehadiran, atau kelancaran pembayaran. Kepala unit melihat target yang sama, sehingga evaluasi lebih objektif.

Keuangan yang seragam

Setiap unit mengelola tagihan, tabungan, kas, RKAS, dan SPJ di ASIS. Orang tua transfer langsung ke rekening sekolah lalu mengunggah bukti bayar, dan Bendahara unit memverifikasi. Karena formatnya seragam, laporan untuk yayasan tidak lagi berbeda bentuk. Lihat juga artikel "Laporan Keuangan Sekolah untuk Yayasan".

Kepegawaian dan penggajian

Presensi pegawai lewat pindai QR atau pengenalan wajah menjadi dasar penggajian. Yayasan dapat menerapkan struktur gaji yang konsisten, sementara slip gaji tetap dibuat per unit. Surat dan SK pengangkatan juga bisa dikelola di ASIS.

Situs dan identitas bersama

Setiap unit bisa memiliki situs sekolah dengan subdomain gratis. Yayasan yang ingin domain sendiri dan tampilan seragam bisa memilih paket berbayar per lembaga.

Contoh yayasan dengan empat unit

Bayangkan sebuah yayasan pendidikan Islam di Bekasi dengan TK, SD, SMP, dan pesantren.

1. Setiap unit mengimpor data murid dari file ekspor Dapodik atau EMIS yang dimiliki.
2. TK dan SD memakai modul PAUD, presensi, dan e-Rapor; SMP menambah CBT dan BK.
3. Pesantren memakai modul asrama dan tahfidz, sedangkan wali santri memakai Basmalah.
4. Bendahara tiap unit mencatat tagihan dan kas; bendahara yayasan melihat ringkasan lintas unit.
5. Rapat pengurus bulanan memakai data yang sama dengan yang dipakai kepala unit, tanpa rekap manual.

Soal biaya

ASIS menghitung paket per tahun per lembaga, bukan per murid. Paket dasar Rp0 sudah mencakup semua aplikasi dan subdomain. Bila unit membutuhkan domain sendiri, pembuat situs, hosting RDM madrasah, atau jasa desain, tersedia ASIS Plus, Pro, dan Max. Untuk yayasan yang juga memiliki perguruan tinggi, ASIS Kampus tersedia mulai paket Max dengan koneksi Neo Feeder PDDikti, dan paket lengkap di ASIS Ultra.

Sebagai ilustrasi, aplikasi yang dihitung per murid dengan tarif Rp5.000–Rp15.000 per murid per bulan akan terasa sangat berat bagi yayasan dengan 1.500 murid di empat unit. Model per lembaga membuat anggaran lebih mudah direncanakan.

Langkah penerapan di yayasan

1. Sepakati pembagian kewenangan antara yayasan dan unit, tertulis.
2. Mulai dari satu unit percontohan yang paling siap.
3. Seragamkan kode akun keuangan sebelum unit lain bergabung.
4. Tambahkan unit lain bertahap, satu atau dua per bulan.
5. Aktifkan Ruang Yayasan setelah minimal dua unit berjalan.
6. Tetapkan target di Dashboard Goal bersama kepala unit.

Daftar cek untuk pengurus yayasan

• Struktur peran yayasan dan unit sudah disepakati.
• Ada penanggung jawab data di setiap unit.
• Format keuangan antarunit sudah seragam.
• Kebijakan gaji yayasan sudah tertulis.
• Unit percontohan sudah ditentukan.
• Jadwal rapat evaluasi bulanan sudah ditetapkan.

Kesalahan yang sering terjadi di yayasan

Yayasan mengambil alih pekerjaan unit. Bendahara yayasan ikut memverifikasi setiap bukti bayar di semua unit. Hasilnya lambat dan kepala unit merasa tidak dipercaya. Cukup pantau ringkasan dan lakukan pemeriksaan berkala.

Setiap unit memakai aplikasi berbeda. SD memakai satu aplikasi, SMP memakai aplikasi lain. Laporan tidak pernah seragam dan biaya berlangganan berlipat.

Tidak ada kebijakan tertulis. Aturan gaji, potongan, dan keringanan biaya hanya ada di ingatan pengurus. Saat diterapkan di aplikasi, setiap unit menafsirkannya berbeda. Tuliskan dulu kebijakannya, misalnya dalam peraturan kepegawaian yayasan.

Semua unit dipindahkan sekaligus. Tim kecil yayasan kewalahan mendampingi. Mulailah dari unit percontohan.

Data murid antarunit tidak tersambung. Lulusan TK yayasan harus mendaftar ulang dari nol saat masuk SD yayasan. Dengan data yang dicatat sekali, perpindahan antarunit lebih mulus.

Pembahasan tata kelola yang lebih luas ada di artikel "Aplikasi Yayasan Pendidikan: Pantau Banyak Sekolah Sekaligus".

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah ASIS untuk yayasan berbayar?

ASIS gratis untuk semua sekolah, termasuk unit di bawah yayasan. Paket berbayar per lembaga bersifat pilihan untuk layanan tambahan.

Apakah yayasan bisa melihat data murid secara rinci?

Tergantung peran yang diberikan. Umumnya yayasan cukup melihat ringkasan, sedangkan data rinci dikelola unit.

Bagaimana jika unit memakai aplikasi lain?

Unit bisa pindah bertahap. Data awal diimpor dari file ekspor Dapodik atau EMIS, lalu modul diaktifkan sesuai kesiapan.

Apakah pesantren di bawah yayasan bisa ikut?

Bisa. Pengurus memakai ASIS, sedangkan wali santri memakai Basmalah yang gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ.

Bisakah yayasan menetapkan target untuk setiap unit?

Bisa, melalui Dashboard Goal. Target per peran membantu kepala unit dan yayasan memantau capaian yang sama.

ASIS: Yayasan Melihat Gambaran Utuh, Unit Tetap Leluasa

Akar masalah yayasan dengan banyak unit adalah laporan yang berbeda bentuk dan selalu terlambat. Pengurus mengambil keputusan dengan data bulan lalu, sementara kepala unit menghabiskan waktu menyusun rekap.

ASIS untuk yayasan menyatukan semua unit dengan prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Unit mengelola presensi, keuangan, dan rapor; yayasan memantau lewat Ruang Yayasan dan Dashboard Goal. Biaya dihitung per lembaga, bukan per murid, dan data sekolah tidak dijual serta tanpa iklan.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.