Daftar Akun Yayasan Pendidikan di ASIS: Langkah Awal

Daftar akun yayasan pendidikan adalah langkah pertama agar pengurus yayasan bisa melihat semua unit sekolahnya dari satu tempat. Banyak yayasan mengelola TK, SD, SMP, bahkan pesantren sekaligus, tetapi setiap unit memakai cara pencatatan sendiri. Akibatnya, rapat pengurus selalu menunggu laporan yang dikirim lewat pesan, dalam format berbeda-beda. Artikel ini menjelaskan apa yang perlu disiapkan sebelum daftar akun yayasan pendidikan di ASIS, alur umumnya, kesalahan yang sering terjadi, dan cara menata data yayasan secara manual bila belum memakai aplikasi.

Masalah yayasan dengan banyak unit

Sebuah yayasan di Sidoarjo membawahi satu TK, satu SD, dan satu SMP. Setiap akhir bulan, bendahara yayasan meminta rekap keuangan dari tiga kepala sekolah. TK mengirim foto buku kas, SD mengirim file Excel, SMP mengirim PDF. Ketua yayasan harus membaca tiga format untuk menjawab satu pertanyaan sederhana: unit mana yang tunggakannya paling tinggi?

Masalah lain yang biasa muncul:

data guru yang mengajar di dua unit tercatat ganda,
kebijakan yayasan (misalnya besaran SPP) diterapkan berbeda di tiap unit,
pengurus baru kesulitan memahami kondisi seluruh unit karena datanya tersebar.

Apa itu akun yayasan di ASIS

ASIS memiliki Ruang Yayasan untuk lembaga yang membawahi beberapa sekolah. Akun yayasan berada di atas akun unit sekolah. Setiap unit tetap mengelola administrasinya sendiri, sementara pengurus yayasan mendapat pandangan gabungan sesuai izin yang diberikan.

Perlu dibedakan: akun yayasan di ASIS bukan pendaftaran badan hukum yayasan. Pengesahan badan hukum tetap mengikuti prosedur resmi melalui notaris dan kementerian terkait. Akun di ASIS hanya mencerminkan struktur yayasan yang sudah ada.

Persiapan sebelum mendaftar

Siapkan data berikut agar pendaftaran tidak berhenti di tengah jalan:

Data	Contoh	Siapa yang menyiapkan
Nama resmi yayasan	Yayasan Pendidikan Nurul Ilmi	Sekretaris yayasan
Alamat dan kontak resmi	Surel dan nomor kantor yayasan	Sekretaris yayasan
Daftar unit sekolah	TK, SD, SMP beserta NPSN	Kepala unit
Pengurus yang akan memakai akun	Ketua, bendahara, sekretaris	Ketua yayasan
Penanggung jawab teknis	Operator yayasan atau operator unit	Ketua yayasan
Status unit di ASIS	Sudah punya akun atau belum	Operator unit

Jika sebagian unit sudah memakai ASIS, catat siapa admin di masing-masing unit. Mereka akan dibutuhkan saat menghubungkan unit ke yayasan.

Langkah umum daftar akun yayasan pendidikan di ASIS

Yayasan di ASIS memiliki ruang pengelolaan sendiri, terpisah dari akun sekolah. Hubungan yayasan dengan unit-unitnya bergantung pada identitas yang didaftarkan, jadi data badan hukum dan pemohon harus benar sejak awal.

Sebelum memulai

Siapkan nama legal sesuai akta, dokumen pendukung, alamat, kontak, nama pengelola, dan daftar unit sekolah yang dinaungi.

Langkah di ASIS

Isi Pendaftaran Yayasan. Buka menu Pendaftaran Yayasan dan isi profil dengan berpegang pada dokumen resmi, bukan ingatan.
Periksa sebelum mengirim. Cek ejaan nama, nomor dokumen, kontak, serta data pemohon. Kesalahan kecil di sini bisa membuat pendaftaran tertahan.
Pantau antrean peninjauan. Pendaftaran yang dikirim masuk ke antrean. Bila diminta perbaikan, ubah bagian yang disebutkan lalu kirim kembali.
Buka dashboard yayasan. Setelah pendaftaran diterima, masuk ke dashboard yayasan dan periksa unit sekolah yang sudah terhubung.

Periksa hasilnya

Profil yayasan disetujui, dan pengelola masuk ke ruang yayasan yang benar tanpa bisa mengakses yayasan lain.

Jika hasil belum sesuai

Bila pendaftaran ditolak atau tertahan, baca alasannya di halaman antrean. Jangan membuat pendaftaran baru untuk menghindari permintaan perbaikan, karena justru memperlambat peninjauan.

Langkah lengkap: Cara Mendaftarkan Yayasan di ASIS.

Setelah akun yayasan aktif: 30 hari pertama

Mendaftar hanyalah awal. Agar akun yayasan benar-benar dipakai, susun rencana sederhana untuk sebulan pertama.

Pekan 1: struktur. Pastikan semua unit sudah terhubung dan setiap pengurus sudah masuk dengan perannya masing-masing. Periksa bahwa nama unit dan jenjang tertulis benar.

Pekan 2: data dasar. Minta setiap unit melengkapi data murid dan pegawai, idealnya dengan mengimpor file ekspor Dapodik atau EMIS yang sudah dimiliki. ASIS tidak terhubung langsung ke Dapodik atau EMIS, jadi impor ini dilakukan dari file.

Pekan 3: satu modul bersama. Pilih satu modul yang dipakai serentak oleh semua unit, misalnya presensi atau tagihan. Satu modul yang berjalan baik lebih berguna daripada sepuluh modul yang setengah jalan.

Pekan 4: rapat pertama berbasis dashboard. Adakan rapat pengurus dengan membuka dashboard yayasan, bukan membaca laporan cetak. Catat pertanyaan yang muncul dan modul apa yang perlu diaktifkan berikutnya.

Dengan ritme ini, unit tidak merasa dibebani mendadak, dan pengurus mulai merasakan manfaatnya sejak bulan pertama.

Tips dan kesalahan umum

Tips

Tentukan satu penanggung jawab teknis di tingkat yayasan. Tanpa itu, setiap unit menunggu unit lain.
Mulai dari unit yang paling siap, lalu tambahkan unit berikutnya. Tidak perlu semua unit masuk di hari yang sama.
Sepakati dulu laporan apa yang ingin dilihat pengurus. Ini membantu memilih modul yang diaktifkan di unit.

Kesalahan umum

Mendaftarkan unit sebagai yayasan. Akibatnya struktur terbalik dan harus ditata ulang.
Memakai surel pribadi pengurus yang sering berganti. Gunakan surel resmi untuk akun utama, lalu undang pengurus sebagai pengguna.
Memberi semua pengurus akses penuh. Prinsip yang aman: setiap peran hanya melihat menu dan data yang ia perlukan.
Membuat akun ganda untuk unit yang sudah terdaftar. Periksa dulu ke operator unit.

Cara manual menata data yayasan

Yayasan yang belum memakai aplikasi tetap bisa merapikan datanya:

Buat satu folder bersama milik yayasan, bukan milik pribadi pengurus.
Siapkan satu template laporan bulanan yang sama untuk semua unit: jumlah murid, presensi, pemasukan, tunggakan, dan kegiatan.
Tetapkan tanggal pengumpulan, misalnya tanggal 5 setiap bulan.
Buat lembar rekap yang menarik angka dari laporan tiap unit.
Simpan daftar pengurus dan kontak penanggung jawab tiap unit di lembar terpisah.

Cara ini membantu, tetapi tetap bergantung pada ketelitian pengisian di tiap unit dan rawan beda versi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah akun yayasan di ASIS berbayar?

ASIS gratis dengan paket dasar Rp0 per lembaga. Paket berbayar per lembaga tersedia bila yayasan membutuhkan domain sendiri, pembuat situs, atau dukungan prioritas.

Apakah setiap unit masih punya akun sendiri?

Ya. Setiap unit tetap mengelola administrasinya, sedangkan yayasan mendapat pandangan gabungan sesuai izin.

Bisakah unit yang sudah memakai ASIS dihubungkan ke yayasan?

Bisa. Unit yang sudah terdaftar dihubungkan ke akun yayasan, biasanya melibatkan admin unit tersebut.

Apakah daftar akun yayasan pendidikan sama dengan mendaftarkan badan hukum?

Tidak. Akun di ASIS hanya untuk pengelolaan data. Pengesahan badan hukum tetap melalui prosedur resmi.

Bagaimana jika yayasan juga memiliki pesantren?

Pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ dapat memakai Basmalah, aplikasi gratis dari ekosistem ASIS, dan tetap berada dalam gambaran besar pengelolaan yayasan.

ASIS: Semua Unit Yayasan dalam Satu Ruang

Akar masalah yayasan multi-unit adalah data yang tersebar dalam banyak format, sehingga pengurus selalu menunggu dan menebak. Keputusan penting diambil berdasarkan laporan yang terlambat.

Dengan Ruang Yayasan, ASIS membantu yayasan menyatukan unit-unitnya tanpa menghapus kemandirian tiap sekolah. Unit mencatat presensi, keuangan, dan akademik di tempatnya, lalu yayasan melihat rangkumannya sesuai peran. Prinsipnya tetap sama: data dicatat sekali, dipakai berkali-kali. Biaya dihitung per lembaga, bukan per murid.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai daftar akun yayasan pendidikan di asis.id.