Daftar Urut Kepangkatan DUK Guru: Contoh dan Cara Menyusun

Daftar urut kepangkatan DUK adalah tabel yang mengurutkan pegawai negeri sipil di suatu unit kerja dari yang pangkatnya paling tinggi ke paling rendah. Bila pangkatnya sama, urutan ditentukan oleh kriteria berikutnya seperti jabatan, masa kerja, latihan jabatan, pendidikan, dan usia. Di sekolah negeri, DUK biasanya disusun oleh operator atau TU untuk guru dan tenaga kependidikan berstatus PNS.

Sebelum masuk ke contoh, ada satu hal penting yang jarang dibahas: aturan khusus tentang DUK, yaitu PP Nomor 15 Tahun 1979, sudah dicabut oleh PP Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS. Meski begitu, banyak dinas dan instansi masih meminta DUK sebagai dokumen administrasi kepegawaian. Karena itu, format dan kegunaannya sebaiknya selalu dicocokkan dengan permintaan instansi masing-masing.

Untuk apa DUK masih dipakai di sekolah

Dalam praktik, DUK di sekolah masih sering dibutuhkan untuk:

• kelengkapan administrasi yang diminta dinas pendidikan atau BKD,
• dokumen pendukung akreditasi dan profil sekolah,
• bahan pertimbangan pembagian tugas tambahan,
• gambaran cepat komposisi kepegawaian bagi Kepala Sekolah.

Dengan kata lain, DUK berfungsi sebagai ringkasan data kepegawaian yang tertata, bukan lagi satu-satunya dasar keputusan karier.

Urutan kriteria yang lazim dipakai

Kriteria berikut berasal dari aturan lama dan masih menjadi kebiasaan dalam menyusun DUK:

Jika instansi Bapak/Ibu memakai urutan atau kolom berbeda, ikuti format instansi.

Kolom yang biasa ada dalam DUK

1. Nomor urut
2. Nama
3. NIP
4. Pangkat dan golongan ruang, beserta TMT
5. Jabatan, beserta TMT
6. Masa kerja golongan (tahun dan bulan)
7. Latihan jabatan atau diklat (nama, tahun, jumlah jam)
8. Pendidikan terakhir (jenjang, tahun lulus)
9. Tanggal lahir atau usia
10. Keterangan

Contoh daftar urut kepangkatan DUK guru

Contoh berikut memakai nama dan data fiktif. NIP disamarkan.

SMP Negeri Contoh, keadaan per 31 Desember

Perhatikan urutan nomor 2 dan 3. Keduanya IV/a, tetapi nomor 2 memiliki TMT pangkat lebih lama, sehingga berada di atas. Nomor 4 dan 5 sama golongan, sama TMT pangkat, dan sama jabatan. Penentunya masa kerja golongan, dan nomor 4 lebih panjang.

Langkah menyusun DUK di sekolah

Menyusun daftar urut kepangkatan DUK sebenarnya pekerjaan teliti, bukan pekerjaan sulit. Kuncinya ada pada dokumen sumber yang lengkap.

1. Kumpulkan dokumen sumber

Siapkan SK pangkat terakhir, SK jabatan fungsional terakhir, ijazah terakhir, dan sertifikat diklat setiap pegawai. Jangan mengandalkan ingatan atau data lama.

2. Cocokkan dengan data resmi

Bandingkan data dengan data kepegawaian resmi yang dimiliki pegawai. Bila ada perbedaan, misalnya TMT berbeda, minta pegawai menunjukkan SK aslinya.

3. Hitung masa kerja golongan

Hitung sampai tanggal keadaan DUK, misalnya 31 Desember. Tulis dalam tahun dan bulan.

4. Urutkan bertahap

Urutkan berdasarkan golongan, lalu TMT pangkat. Untuk yang masih sama, lanjutkan ke jabatan, masa kerja, dan seterusnya.

5. Periksa dan umumkan

Minta Kepala Sekolah memeriksa, lalu tunjukkan kepada pegawai agar mereka bisa mengecek datanya sendiri. Koreksi kesalahan sebelum dikirim ke dinas.

6. Perbarui secara berkala

Perbarui setiap ada kenaikan pangkat, mutasi, atau pensiun. Minimal satu kali setahun.

Bagaimana dengan guru PPPK dan guru swasta?

Guru PPPK tidak memiliki pangkat golongan seperti PNS, sehingga umumnya tidak dimasukkan dalam DUK PNS. Sekolah bisa membuat daftar terpisah sesuai kebutuhan instansi.

Sekolah swasta biasanya memakai daftar urut kepegawaian internal Yayasan, berdasarkan jenjang kepegawaian Yayasan, masa kerja, dan pendidikan. Prinsip penyusunannya mirip, tetapi kriterianya ditetapkan oleh peraturan kepegawaian Yayasan.

Kesalahan yang sering terjadi

Memakai TMT yang salah. Kesalahan paling umum adalah tertukarnya TMT pangkat dengan tanggal SK ditetapkan.

Tidak memperbarui setelah kenaikan pangkat. DUK lama yang dikirim ulang membuat urutan tidak akurat.

Mencampur PNS dan non-PNS. Pisahkan agar urutan tidak membingungkan.

Menulis data pribadi berlebihan. Cantumkan hanya kolom yang diminta. Jaga kerahasiaan data pegawai saat dokumen dibagikan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah daftar urut kepangkatan DUK masih wajib?

Aturan khusus DUK, PP Nomor 15 Tahun 1979, sudah dicabut oleh PP Nomor 11 Tahun 2017. Namun banyak instansi masih memintanya sebagai dokumen administrasi, jadi ikuti permintaan dinas setempat.

Siapa yang menyusun DUK di sekolah?

Biasanya operator atau TU, diperiksa dan disahkan oleh Kepala Sekolah.

Jika pangkat sama, siapa yang di atas?

Pegawai dengan TMT pangkat lebih lama. Jika masih sama, dilihat jabatan, masa kerja, latihan jabatan, pendidikan, lalu usia.

Apakah guru PPPK masuk DUK?

Umumnya tidak masuk DUK PNS karena PPPK tidak memiliki pangkat golongan PNS. Buat daftar terpisah bila diminta.

Seberapa sering DUK diperbarui?

Minimal setahun sekali, dan setiap ada perubahan pangkat, jabatan, mutasi, atau pensiun.

ASIS: Data Pegawai yang Dicatat Sekali, Siap untuk Banyak Keperluan

Akar masalah dokumen kepegawaian seperti DUK adalah data yang disalin berulang kali. Data pangkat ada di map SK, data pendidikan di berkas lain, dan setiap kali dinas meminta format baru, operator mengetik ulang dari awal.

ASIS menyimpan data guru dan tenaga kependidikan di satu tempat, terhubung dengan modul surat dan SK, penggajian, serta presensi pegawai. Data awal bisa diimpor dari file ekspor Dapodik yang sudah dimiliki sekolah. Setiap peran hanya melihat data yang ia perlukan, sehingga data pribadi pegawai tetap terlindungi. ASIS tidak terhubung langsung ke sistem kepegawaian pemerintah, jadi pengiriman resmi tetap mengikuti prosedur dinas.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.

Sumber: JDIH BPK, PP Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS; Ringkasan PP Nomor 15 Tahun 1979 tentang DUK PNS