Donasi Buku Perpustakaan Sekolah: Cara Menggalangnya

Donasi buku perpustakaan bisa menambah koleksi sekolah dengan cepat, asalkan dikelola dengan rencana. Tanpa rencana, sekolah justru menerima kardus berisi buku usang, majalah lama, atau buku yang tidak sesuai usia murid, lalu bingung harus diapakan. Kuncinya adalah meminta buku yang benar-benar dibutuhkan, menetapkan kriteria, mencatat setiap buku yang masuk, dan melaporkan hasilnya kepada donatur. Panduan ini membahas langkah menggalang donasi buku perpustakaan dari perencanaan sampai pelaporan.

Mengapa donasi perlu direncanakan

Banyak sekolah pernah mengalami ini: pengumuman "terima donasi buku apa saja" disebar, lalu yang datang adalah buku pelajaran kurikulum lama, novel dewasa, dan ensiklopedia terbitan puluhan tahun lalu. Pustakawan menghabiskan waktu memilah, dan sebagian besar buku akhirnya tidak pernah dipinjam.

Donasi yang direncanakan menghasilkan koleksi yang dipakai murid. Donatur juga lebih senang karena tahu bukunya bermanfaat.

Langkah menggalang donasi buku perpustakaan

1. Petakan koleksi dan kebutuhan

Mulailah dari data. Berapa jumlah koleksi saat ini? Kategori apa yang paling sering dipinjam? Kategori apa yang kosong? Bila perpustakaan sudah mencatat peminjaman, polanya akan terlihat jelas. Panduan mengelola data perpustakaan ada di artikel mengelola perpustakaan sekolah.

Contoh pemetaan sederhana untuk SD:

Kategori	Jumlah saat ini	Peminjaman	Kebutuhan
Cerita bergambar kelas awal	Sedikit	Sangat tinggi	Prioritas utama
Buku pengetahuan populer	Sedang	Tinggi	Tambah
Fiksi anak kelas atas	Sedikit	Tinggi	Prioritas
Buku referensi (kamus, atlas)	Cukup	Rendah	Perbarui edisi
Buku pelajaran	Banyak	Musiman	Tidak perlu donasi

2. Susun daftar kebutuhan yang spesifik

Ubah hasil pemetaan menjadi daftar yang mudah dipahami donatur: kategori, jenjang usia, dan jumlah perkiraan. Daftar spesifik jauh lebih efektif daripada "buku apa saja".

3. Tetapkan kriteria buku layak

Umumkan kriteria sejak awal agar donatur tidak kecewa bila bukunya tidak diterima.

Buku yang diterima:

Sesuai usia dan jenjang murid.
Kondisi baik: halaman lengkap, tidak berjamur, tidak banyak coretan.
Isi tidak mengandung kekerasan, pornografi, atau ujaran kebencian.
Edisi relatif baru untuk buku pengetahuan.

Buku yang sebaiknya tidak diterima:

Buku pelajaran kurikulum lama.
Majalah dan tabloid lama.
Buku yang rusak berat atau berbau apak.
Buku dewasa yang tidak sesuai untuk murid.

4. Pilih saluran ajakan

Saluran	Kelebihan	Catatan
Orang tua murid	Dekat, mudah dijangkau	Hindari kesan wajib
Alumni	Ikatan emosional kuat	Sertakan kabar sekolah terbaru
Komunitas literasi	Paham kriteria buku	Jalin kerja sama jangka panjang
Penerbit dan toko buku	Buku baru	Siapkan surat resmi
Perusahaan sekitar (program tanggung jawab sosial)	Jumlah besar	Butuh proposal dan laporan
Perpustakaan daerah	Program bantuan koleksi	Tanyakan program yang tersedia

5. Kirim surat ajakan yang jelas

Contoh isi surat ajakan untuk orang tua dan alumni:

Bapak/Ibu yang kami hormati,

Perpustakaan SD Harapan Bangsa sedang menambah koleksi bacaan untuk murid. Kami sangat membutuhkan buku cerita bergambar untuk kelas 1–3 dan buku fiksi anak untuk kelas 4–6. Buku dalam kondisi baik dapat diserahkan ke ruang perpustakaan setiap hari kerja pukul 08.00–13.00 sampai akhir bulan ini.

Mohon maaf, kami belum dapat menerima buku pelajaran lama dan majalah. Setiap buku yang diterima akan dicatat dan kami laporkan hasilnya kepada seluruh donatur.

Terima kasih atas kepedulian Bapak/Ibu.

Bila donasi ditujukan ke perusahaan atau penerbit, lengkapi dengan proposal singkat. Format surat resmi dapat merujuk artikel surat permohonan kerja sama sekolah.

6. Terima, seleksi, dan catat

Siapkan meja penerimaan dengan formulir sederhana: nama donatur (boleh anonim), jumlah buku, tanggal. Setelah itu, tim memilah buku berdasarkan kriteria.

Buku yang lolos diproses seperti koleksi baru: dicap, diberi nomor induk, label nomor panggil, dan dicatat di katalog. Petunjuk membuat label ada di artikel label nomor panggil buku.

7. Salurkan buku yang tidak terpakai

Buku yang tidak sesuai tetapi masih layak bisa diteruskan ke taman baca masyarakat, sekolah lain yang membutuhkan, atau dijadikan bahan pojok tukar buku. Sampaikan kebijakan ini dalam pengumuman agar donatur memahami.

8. Laporkan kepada donatur

Laporan sederhana membuat donatur percaya dan mau berdonasi lagi. Isinya: jumlah buku diterima, jumlah yang masuk koleksi, kategori yang bertambah, foto murid membaca, dan ucapan terima kasih.

Contoh formulir pencatatan donasi

No	Tanggal	Donatur	Judul	Kategori	Kondisi	Keputusan
1	...	Alumni angkatan ...	...	Cerita bergambar	Baik	Masuk koleksi
2	...	Anonim	...	Pelajaran lama	Baik	Disalurkan
3	...	Orang tua murid	...	Fiksi anak	Rusak	Tidak diterima

Menggabungkan donasi dengan koleksi digital

Donasi fisik bisa dilengkapi koleksi digital. Buku teks pelajaran resmi dari pemerintah dapat diakses gratis secara daring, sehingga sekolah tidak perlu meminta donasi buku pelajaran. Donasi fisik bisa difokuskan pada buku bacaan yang memang paling dicari murid. Daftar sumber buku resmi dibahas di artikel buku BSE dan SIBI online.

Kesalahan umum

Menerima semua buku tanpa seleksi. Rak penuh, koleksi tidak terpakai.

Tidak mencatat donatur. Sekolah tidak bisa berterima kasih atau melaporkan hasilnya.

Buku masuk rak tanpa diproses. Buku hilang karena tidak tercatat di katalog.

Donasi hanya sekali. Tanpa laporan dan hubungan baik, donatur tidak kembali.

Memaksa murid menyumbang. Donasi harus sukarela agar tidak membebani keluarga.

Menjaga program donasi tetap berkelanjutan

Donasi buku perpustakaan sebaiknya tidak berhenti sebagai kegiatan sekali setahun. Beberapa cara menjaganya tetap hidup:

Daftar kebutuhan terbuka. Pajang daftar buku yang dibutuhkan di situs sekolah atau papan pengumuman dan perbarui tiap semester.
Program satu murid satu buku saat kelulusan. Murid kelas akhir boleh, secara sukarela, menyumbang satu buku dengan nama mereka di halaman depan sebagai kenang-kenangan.
Kemitraan tetap. Jalin hubungan dengan komunitas literasi atau perpustakaan daerah yang bisa menyalurkan buku secara berkala.
Apresiasi donatur. Cantumkan nama donatur (bila bersedia) di rak khusus atau laporan tahunan sekolah.

Program yang berkelanjutan membuat koleksi tumbuh pelan tetapi pasti, sesuai kebutuhan murid dari tahun ke tahun.

Pertanyaan yang sering diajukan

Kapan waktu terbaik menggalang donasi buku perpustakaan?

Momen seperti Hari Buku, bulan bahasa, ulang tahun sekolah, atau reuni alumni biasanya meningkatkan partisipasi.

Apakah donasi buku perlu dicatat sebagai aset sekolah?

Buku yang masuk koleksi sebaiknya dicatat di buku induk perpustakaan. Untuk pencatatan aset, ikuti ketentuan pengelolaan barang yang berlaku di sekolah atau yayasan.

Bolehkah sekolah meminta donasi uang untuk membeli buku?

Boleh, asalkan sukarela, dicatat, dan dilaporkan secara terbuka. Donasi uang memudahkan sekolah membeli buku yang tepat.

Bagaimana jika donasi buku melebihi kapasitas rak?

Pilih yang paling dibutuhkan, salurkan sisanya ke taman baca atau sekolah lain, dan pertimbangkan sistem rotasi koleksi.

Siapa yang sebaiknya memimpin program donasi?

Pustakawan atau guru penanggung jawab perpustakaan, didukung Kepala Sekolah dan komite atau perwakilan orang tua.

ASIS: Koleksi Tercatat, Donatur Mendapat Laporan

Program donasi buku perpustakaan sering berhenti karena pencatatannya melelahkan: buku masuk dicatat di buku tulis, katalog dibuat terpisah, dan laporan untuk donatur disusun manual. Akibatnya sebagian buku tidak pernah tercatat dan sulit dilacak.

ASIS memegang prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Modul perpustakaan ASIS membantu pustakawan mencatat koleksi dan peminjaman, sehingga data kebutuhan dan laporan bisa disusun dari catatan yang sama. Untuk buku pelajaran, sekolah tidak perlu menunggu donasi karena buku teks resmi BSE dan SIBI tersedia di Pustaka.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.