e-RKAM: Panduan Menyusun RKAM Madrasah Langkah demi Langkah

e-RKAM adalah aplikasi milik Kementerian Agama untuk menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Madrasah (RKAM) secara elektronik. Aplikasi ini terhubung dengan Evaluasi Diri Madrasah (EDM): madrasah lebih dulu menilai kondisinya sendiri, lalu prioritas dari EDM menjadi dasar kegiatan dan anggaran di RKAM. Bagi madrasah penerima BOS, RKAM menjadi pegangan penggunaan dana sepanjang tahun anggaran; menurut pemberitaan NU Online (Juli 2024), pengajuan dan verifikasi BOS madrasah swasta sudah melalui EDM dan aplikasi ini sejak 2023.

Panduan ini menjelaskan alur kerja dari EDM sampai RKAM, cara menentukan prioritas, contoh penyusunan kegiatan, dan kesalahan yang sering membuat RKAM harus direvisi berkali-kali.

Latar belakang aplikasi

EDM dan e-RKAM dikembangkan dalam kerangka program peningkatan mutu madrasah oleh Kementerian Agama, salah satunya melalui proyek Realizing Education's Promise: Madrasah Education Quality Reform (REP-MEQR). Tujuannya agar perencanaan anggaran madrasah berbasis kebutuhan nyata, bukan sekadar menyalin rencana tahun lalu.

Ketentuan teknis, jadwal pengisian, dan alamat aplikasi bisa diperbarui setiap tahun. Selalu rujuk juknis BOS madrasah dan pengumuman resmi Kemenag yang berlaku.

Alur besar: EDM ke RKAM

Tahap	Isi	Siapa yang terlibat
1. EDM	Menilai kondisi madrasah pada beberapa standar dan indikator	Kepala madrasah, tim, guru
2. Prioritas	Memilih masalah atau kebutuhan paling mendesak dari hasil EDM	Tim inti madrasah, komite
3. Rencana kegiatan	Menyusun kegiatan yang menjawab prioritas	Tim inti, wakil kepala
4. Rencana anggaran	Merinci biaya per kegiatan sesuai sumber dana	Bendahara, kepala madrasah
5. Pengesahan	Persetujuan sesuai ketentuan yang berlaku	Kepala madrasah, pihak berwenang
6. Pelaksanaan dan pelaporan	Realisasi dan pertanggungjawaban	Bendahara, kepala madrasah

Langkah 1: Mengisi EDM dengan jujur

EDM adalah fondasi. Bila EDM diisi asal tinggi agar madrasah terlihat baik, prioritas yang muncul menjadi kabur, dan RKAM kehilangan arah.

Tips mengisi EDM:

Libatkan banyak pihak: guru, tenaga kependidikan, komite, bahkan murid dan orang tua bila instrumennya memungkinkan.
Gunakan data: presensi, hasil belajar, kondisi sarana, catatan supervisi.
Bedakan harapan dan kenyataan: nilai apa yang terjadi sekarang, bukan apa yang ingin dicapai.

Langkah 2: Menentukan prioritas

Dari EDM, tim memilih beberapa kebutuhan utama. Pertanyaan bantu:

Kebutuhan mana yang paling berdampak pada pembelajaran murid?
Mana yang bisa diatasi dalam satu tahun?
Mana yang bisa dibiayai dengan sumber dana yang ada?
Mana yang menjadi syarat bagi perbaikan lain?

Contoh prioritas madrasah fiktif (MTs)

Temuan EDM	Prioritas	Alasan
Kemampuan membaca Al-Qur'an murid kelas 7 beragam	Program pembinaan baca Al-Qur'an berjenjang	Langsung berdampak, biaya rendah
Guru belum terbiasa asesmen formatif	Pelatihan internal asesmen	Mendukung semua mapel
Laboratorium IPA jarang dipakai	Penataan dan pengadaan alat dasar	Meningkatkan praktik IPA
Toilet murid perempuan kurang layak	Perbaikan sanitasi	Menyangkut kesehatan dan kenyamanan

Langkah 3: Menyusun kegiatan

Setiap prioritas diturunkan menjadi kegiatan yang jelas: apa, siapa, kapan, dan indikator keberhasilannya.

Contoh untuk prioritas pembinaan baca Al-Qur'an:

Kegiatan: tes penempatan, pembagian kelompok berjenjang, pembinaan tiga kali seminggu setelah salat zuhur.
Penanggung jawab: koordinator keagamaan.
Waktu: semester ganjil dan genap.
Indikator: sebagian besar murid naik minimal satu jenjang bacaan di akhir tahun.

Langkah 4: Merinci anggaran

Rinci biaya per kegiatan sesuai komponen dan sumber dana yang diperbolehkan. Hal yang perlu diperhatikan:

Ikuti komponen pembiayaan dalam juknis BOS madrasah yang berlaku. Belanja di luar komponen yang diperbolehkan bisa menjadi temuan.
Gunakan harga yang wajar dan bisa dipertanggungjawabkan.
Pisahkan sumber dana: BOS, dana komite, bantuan yayasan, atau sumber lain.
Perhatikan jadwal pencairan: kegiatan besar sebaiknya tidak dijadwalkan sebelum dana tersedia.

Langkah 5 dan 6: Pengesahan, pelaksanaan, pelaporan

Setelah RKAM disusun, ikuti proses pengesahan sesuai ketentuan. Selama tahun berjalan, catat realisasi setiap kegiatan dan simpan bukti belanja dengan rapi. Bila ada perubahan kebutuhan, lakukan revisi sesuai mekanisme yang diatur.

Kesalahan umum di e-RKAM

EDM diisi formalitas, sehingga prioritas tidak mencerminkan kebutuhan nyata.
Menyalin RKAM tahun lalu tanpa melihat hasil EDM terbaru.
Kegiatan tidak terkait prioritas, misalnya belanja rutin besar tanpa dasar dari EDM.
Komponen belanja tidak sesuai juknis, yang berisiko menjadi temuan.
Hanya bendahara yang menyusun. RKAM seharusnya hasil kerja tim.
Bukti belanja tercecer, sehingga pelaporan menjadi lambat.
Mepet tenggat: pengisian di hari-hari terakhir sering terkendala akses yang padat.

Tips agar penyusunan lebih ringan

Siapkan data madrasah sebelum masa pengisian dibuka: jumlah murid, guru, rombel, kondisi sarana.
Buat draf prioritas dan kegiatan di lembar kerja bersama tim sebelum memasukkan ke aplikasi.
Tetapkan satu operator yang memasukkan data, tetapi keputusan diambil tim.
Simpan catatan alasan setiap prioritas untuk menjawab pertanyaan saat verifikasi atau pemeriksaan.

Jadwal kerja tim sebelum masa pengisian

Agar pengisian tidak dikejar tenggat, bagi pekerjaan dalam empat minggu:

Minggu	Kegiatan	Hasil
1	Kumpulkan data madrasah dan realisasi tahun lalu	Berkas data siap
2	Rapat tim: isi EDM bersama	Draf EDM
3	Rapat prioritas dan penyusunan kegiatan, libatkan komite	Daftar prioritas dan kegiatan
4	Rinci anggaran, cek kesesuaian dengan juknis	Draf RKAM siap dimasukkan

Dengan jadwal ini, operator tinggal memasukkan hasil keputusan tim ke aplikasi. Rapat yang terdokumentasi juga menjadi bukti bahwa perencanaan dilakukan secara partisipatif, hal yang sering ditanyakan saat pembinaan atau pemeriksaan.

Variasi per jenjang

RA: fokus pada layanan tumbuh kembang, alat permainan edukatif, dan kemitraan orang tua.
MI: literasi, numerasi, baca Al-Qur'an, dan sarana kelas.
MTs: asesmen, laboratorium, dan pembinaan karakter.
MA: peminatan, bimbingan karier, dan kesiapan studi lanjut.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu e-RKAM?

Aplikasi Kementerian Agama untuk menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Madrasah secara elektronik, yang terhubung dengan hasil Evaluasi Diri Madrasah.

Apakah EDM wajib diisi sebelum RKAM?

Dalam alur aplikasi ini, EDM menjadi dasar penentuan prioritas RKAM. Rujuk juknis terbaru untuk ketentuan pastinya.

Siapa yang menyusun RKAM?

Tim madrasah yang dipimpin kepala madrasah, dengan bendahara merinci anggaran dan melibatkan komite.

Apakah RKAM bisa direvisi?

Bisa, sesuai mekanisme dan jadwal yang diatur dalam ketentuan yang berlaku.

Di mana mencari juknis terbaru?

Pada laman resmi Kementerian Agama dan pengumuman kantor Kemenag kabupaten/kota.

ASIS: Data Madrasah yang Siap Saat Masa Penyusunan Tiba

Akar masalah penyusunan e-RKAM bukan aplikasinya, melainkan data yang belum siap. Data presensi, hasil belajar, kondisi sarana, dan realisasi belanja tersebar di buku dan berkas berbeda. Saat masa pengisian dibuka, tim madrasah sibuk mengumpulkan data sebelum bisa berdiskusi soal prioritas.

ASIS membantu madrasah menyiapkan data itu sepanjang tahun. Data awal bisa diimpor dari file ekspor EMIS yang sudah dimiliki, lalu presensi, e-Rapor, sarana prasarana, dan modul keuangan (tagihan, kas, RKAS, SPJ) tersimpan dalam satu tempat. ASIS tidak terhubung langsung ke e-RKAM dan tidak mengirim data ke sana; madrasah tetap mengisi aplikasi Kemenag tersebut sesuai ketentuan, tetapi dengan data yang sudah rapi. Dashboard Goal membantu kepala madrasah memantau target dari prioritas yang ditetapkan.

ASIS gratis untuk semua sekolah dan madrasah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.

Sumber: NU Online: Pengisian Rencana Anggaran Madrasah secara Elektronik; Manajemen Evaluasi Diri pada Madrasah Sasaran REP-MEQR; INEJ: Workshop Evaluasi Diri Madrasah; NU Online: Transformasi Pengelolaan Madrasah Berbasis Digital