Impor Data GTK dari Dapodik dan EMIS ke ASIS

Impor data GTK adalah langkah memindahkan data guru dan tenaga kependidikan dari file ekspor Dapodik atau EMIS ke aplikasi sekolah, tanpa mengetik ulang nama, NIP atau NUPTK, jabatan, dan status kepegawaian satu per satu. Untuk operator, langkah ini menentukan banyak hal sesudahnya: jadwal mengajar, presensi pegawai, penggajian, hingga akun masuk setiap guru. Artikel ini menjelaskan mengapa impor GTK perlu dilakukan dengan cermat, alur umumnya di ASIS, kesalahan yang sering terjadi, dan cara menata data GTK secara manual bila sekolah belum memakai aplikasi.

Masalah yang sering ditemui operator

Di banyak sekolah, data guru tersimpan di beberapa tempat sekaligus: Dapodik atau EMIS untuk pelaporan resmi, Excel TU untuk penggajian, dan buku presensi untuk kehadiran. Setiap kali ada guru baru, mutasi, atau perubahan status dari honorer menjadi PPPK, operator harus memperbarui semuanya.

Kesalahan kecil berdampak besar. Guru yang namanya ditulis berbeda di jadwal dan di daftar gaji bisa terlewat honornya. Tenaga kependidikan yang tidak tercatat tidak bisa melakukan presensi pegawai.

Mengapa data GTK perlu diimpor, bukan diketik

• Mengurangi salah ketik. Nama, NIP, NUPTK, dan tanggal lahir berasal dari sumber resmi.
• Menghemat waktu. Sekolah dengan 40 pegawai bisa selesai dalam satu sesi kerja.
• Menjadi dasar modul lain. Penugasan mengajar, generator jadwal, presensi QR atau wajah, penggajian, dan surat SK memakai data yang sama.
• Memudahkan pembaruan. Saat ada perubahan besar di awal tahun ajaran, operator cukup mengimpor ulang dengan aturan yang sama.

Yang perlu dipahami sebelum impor

ASIS tidak terhubung langsung dengan Dapodik maupun EMIS dan tidak mengirim data balik. Sekolah cukup menggunakan file ekspor yang sudah dimiliki. Pemutakhiran data resmi tetap dilakukan di Dapodik atau EMIS sesuai jadwal dari kementerian masing-masing.

Data GTK juga termasuk data pribadi. Simpan file ekspor di komputer sekolah, jangan dibagikan di grup percakapan, dan hapus salinan sementara setelah impor selesai.

Langkah umum impor data GTK di ASIS

Materi Panduan ASIS "Cara Mengimpor Data Guru dan Tendik dari Dapodik dan EMIS" menjelaskan bahwa berkas unduhan Dapodik atau EMIS bisa diunggah tanpa diubah formatnya. Sistem membaca nama, NUPTK, NIP, status kepegawaian, nomor telepon, dan tugas tambahan dari berkas tersebut.

Sebelum memulai

Unduh berkas Daftar Guru atau Daftar Tendik dari Dapodik (.xlsx atau .xls), atau berkas GTK dari EMIS Kemenag. Pastikan berkas tidak dikunci kata sandi, dan gunakan data hasil pemutakhiran semester berjalan.

Langkah di ASIS

1. Buka menu Kepegawaian, lalu pilih Guru & Tendik. Halaman ini memuat daftar seluruh pegawai sekolah.
2. Klik tombol Impor Guru & Tendik di sudut kanan atas. Formulir impor akan terbuka.
3. Pilih kotak sesuai asal berkas. Ada dua pilihan: Dapodik untuk Guru & Tendik, atau EMIS Kemenag untuk GTK madrasah.
4. Pilih berkas dari komputer, lalu klik Impor Guru/Tendik. Unggah berkas apa adanya tanpa menyusun ulang kolom.
5. Tunggu konfirmasi pemrosesan. Sistem membuat profil pegawai baru dan mencocokkannya dengan data pegawai yang sudah ada.

Formulir Impor Guru & Tendik: pilih kotak Dapodik atau EMIS sesuai asal berkas, lalu unggah tanpa mengubah format.

Setelah impor data GTK selesai, langkah berikutnya di luar materi impor adalah menautkan akun dan membagikan peran sesuai tugas masing-masing.

Periksa hasilnya

Buka lagi Kepegawaian, lalu Guru & Tendik. Periksa nama, NIP, NUPTK, dan status kepegawaian untuk memastikan seluruh staf tercatat benar.

Jika hasil belum sesuai

Bila ada baris yang tidak masuk, periksa apakah NUPTK atau NIP mengandung spasi atau simbol. Rapikan di berkas sumber, lalu lakukan impor ulang.

Langkah lengkap: Cara Mengimpor Data Guru dan Tendik dari Dapodik dan EMIS

Peran yang biasanya dibagi setelah impor

Satu orang bisa memiliki beberapa peran dalam satu akun. ASIS menyediakan 45 peran pengguna, dan tiap peran hanya melihat menu yang ia perlukan.

Tips dari lapangan

1. Impor GTK sebelum menyusun jadwal. Generator jadwal membutuhkan daftar guru yang lengkap.
2. Pisahkan pegawai aktif dan nonaktif. Pegawai yang cuti panjang tetap dicatat, tetapi statusnya jelas.
3. Seragamkan penulisan gelar. Tentukan aturan, misalnya gelar ditulis di kolom terpisah atau di belakang nama.
4. Catat guru yang mengajar di dua sekolah. Informasi ini penting untuk ketersediaan jam mengajar.
5. Minta setiap guru memeriksa profilnya sendiri. Guru paling tahu bila ada data yang keliru.

Contoh kasus: guru dengan banyak tugas

Ibu Rahma (nama fiktif) adalah guru IPA, wali kelas VIII B, sekaligus pembina KIR. Setelah impor data GTK, operator cukup memberinya tiga peran dalam satu akun: guru mapel, wali kelas, dan pembina kegiatan. Ia tidak perlu tiga kata sandi berbeda, dan setiap menu yang muncul sesuai tugasnya. Bandingkan dengan cara lama ketika namanya ditulis di tiga daftar terpisah dan harus diperbarui satu per satu.

Kesalahan umum

• Mengimpor file ekspor lama sehingga pegawai yang sudah pindah ikut masuk.
• Mengunggah berkas yang sama dua kali sehingga muncul pegawai ganda.
• Lupa melengkapi nomor HP atau surel, sehingga guru tidak bisa masuk.
• Memberi semua guru peran operator agar praktis, padahal ini membuka data yang tidak perlu.
• Tidak mencocokkan jumlah pegawai hasil impor dengan data resmi.

Cara manual bagi sekolah tanpa aplikasi

Sekolah yang belum memakai aplikasi tetap bisa menata data GTK dengan rapi.

1. Buat satu berkas induk pegawai dengan kolom: nama lengkap, gelar, NIP atau NUPTK, jenis kelamin, tanggal lahir, status kepegawaian, jabatan, tugas tambahan, tanggal mulai bertugas, nomor HP.
2. Tetapkan satu penanggung jawab perubahan data, biasanya operator atau kepala TU.
3. Catat riwayat perubahan di lembar terpisah: tanggal, perubahan, dasar perubahan seperti SK.
4. Cocokkan berkas induk dengan data Dapodik atau EMIS setiap awal semester.

Daftar cek setelah impor

• Jumlah pegawai sama dengan data resmi semester berjalan.
• Tidak ada nama ganda.
• Semua pegawai aktif punya nomor HP atau surel.
• Peran sudah dibagi sesuai tugas.
• File ekspor sementara sudah dihapus dari komputer pribadi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah impor data GTK bisa dilakukan berulang?

Bisa, misalnya di awal tahun ajaran. Pastikan aplikasi mengenali pegawai yang sudah ada agar tidak tercatat ganda, dan periksa hasilnya setiap kali impor.

Bagaimana dengan guru honorer yang belum ada di Dapodik?

Tambahkan secara manual atau melalui berkas Excel sesuai templat. Status kepegawaiannya dicatat apa adanya.

Apakah data gaji ikut terimpor dari Dapodik atau EMIS?

Tidak. File ekspor berisi data kepegawaian, bukan data penggajian sekolah. Komponen gaji diatur di modul penggajian.

Siapa yang boleh melakukan impor data GTK?

Sebaiknya operator atau kepala TU yang ditunjuk. Batasi akses agar data pegawai tidak diubah oleh banyak orang.

Apakah perubahan di ASIS akan mengubah Dapodik atau EMIS?

Tidak. ASIS tidak mengirim data balik. Perubahan resmi tetap dilakukan di Dapodik atau EMIS.

ASIS: Satu Data Guru untuk Jadwal, Presensi, dan Gaji

Akar masalah data guru di sekolah adalah pencatatan berulang. Nama guru yang sama ditulis di jadwal, daftar hadir, daftar gaji, dan SK, dengan ejaan yang bisa berbeda di setiap berkas.

Dengan ASIS, operator cukup mengimpor file ekspor Dapodik atau EMIS sekali. Data itu langsung dipakai untuk penugasan mengajar, generator jadwal tanpa bentrok, presensi pegawai lewat pindai QR atau pengenalan wajah, penggajian, dan surat SK. Setiap guru masuk dengan akunnya sendiri dan hanya melihat menu sesuai perannya.

ASIS gratis untuk semua sekolah dan madrasah. Basmalah, dari ekosistem ASIS, gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai di asis.id.