Laporan Keuangan Sekolah untuk Yayasan: Cara Menyusun

Laporan keuangan sekolah untuk yayasan adalah laporan berkala dari Bendahara dan Kepala Sekolah kepada pengurus yayasan tentang uang yang masuk, uang yang keluar, saldo yang tersisa, dan kewajiban atau piutang yang masih berjalan. Laporan yang baik menjawab tiga pertanyaan pengurus dengan cepat: apakah sekolah sehat secara kas, apakah anggaran dipakai sesuai rencana, dan adakah risiko yang perlu diputuskan. Untuk laporan tahunan formal, yayasan sebagai entitas nonlaba umumnya merujuk pada standar akuntansi Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) untuk entitas berorientasi nonlaba, yang selama ini dikenal sebagai ISAK 35. Pastikan versi standar terbaru bersama akuntan yayasan.

Artikel ini membahas komponen laporan, contoh format bulanan yang bisa langsung dipakai, cara memisahkan dana, dan kesalahan yang sering membuat pengurus kehilangan kepercayaan.

Dua jenis laporan yang perlu dibedakan

Laporan manajemen (bulanan atau triwulan)

Laporan ringkas untuk pengambilan keputusan. Bentuknya sederhana: kas masuk-keluar, realisasi anggaran, tunggakan SPP, dan catatan penting. Tujuannya agar pengurus yayasan tahu kondisi terkini tanpa harus membaca buku besar.

Laporan keuangan tahunan

Laporan formal yang menggambarkan posisi keuangan dan aktivitas selama satu tahun. Untuk entitas nonlaba, komponennya meliputi laporan posisi keuangan, laporan penghasilan komprehensif, laporan perubahan aset neto, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Bila yayasan diaudit, laporan ini disusun bersama akuntan.

Sebagian besar sekolah bergulat dengan jenis pertama. Bila laporan bulanan rapi, laporan tahunan jauh lebih mudah disusun.

Komponen laporan bulanan yang ideal

1. Ringkasan kas. Saldo awal, total penerimaan, total pengeluaran, saldo akhir per rekening dan kas tunai.
2. Penerimaan per sumber. SPP, uang pangkal, uang kegiatan, Dana BOS, donasi, usaha sekolah.
3. Pengeluaran per pos anggaran. Gaji dan honor, operasional, kegiatan murid, pemeliharaan, investasi.
4. Realisasi terhadap anggaran. Persentase serapan dibandingkan rencana.
5. Piutang SPP. Total tunggakan, jumlah murid, dan umur tunggakan.
6. Kewajiban. Utang ke penyedia, pajak yang belum disetor, titipan.
7. Catatan dan usulan. Hal yang perlu keputusan yayasan.

Contoh format laporan bulanan

Ringkasan kas bulan September

Realisasi pengeluaran operasional

Piutang SPP

Angka di atas fiktif. Perhatikan bahwa pos yang melampaui anggaran, seperti pemeliharaan 164 persen, wajib diberi penjelasan di bagian catatan.

Prinsip penting: pisahkan sumber dana

Kesalahan paling berbahaya adalah mencampur Dana BOS dengan dana yayasan. Dana BOS punya aturan penggunaan dan pertanggungjawaban sendiri melalui juknis dan sistem pelaporan resmi. Dana yayasan, seperti SPP dan uang pangkal, mengikuti kebijakan internal yayasan.

Praktik yang dianjurkan:

• Rekening terpisah untuk Dana BOS dan dana yayasan.
• Buku kas terpisah untuk setiap sumber.
• Laporan untuk yayasan tetap menampilkan Dana BOS sebagai informasi, tetapi dengan pos tersendiri.
• Tidak ada "pinjam sementara" dari rekening BOS untuk kebutuhan yayasan, atau sebaliknya, tanpa dasar yang dibenarkan aturan.

Langkah menyusun laporan keuangan sekolah untuk yayasan

1. Tutup buku harian. Pastikan semua transaksi bulan berjalan tercatat beserta buktinya.
2. Rekonsiliasi bank. Cocokkan saldo buku dengan mutasi rekening. Catat selisih dan penyebabnya.
3. Hitung kas tunai fisik. Bandingkan dengan saldo buku kas tunai.
4. Kelompokkan transaksi. Masukkan ke pos penerimaan dan pengeluaran sesuai bagan akun yang disepakati yayasan.
5. Bandingkan dengan anggaran. Hitung serapan dan tandai pos yang menyimpang jauh.
6. Rekap piutang. Tarik data tunggakan SPP per umur.
7. Tulis catatan. Jelaskan penyimpangan, risiko, dan usulan.
8. Minta pemeriksaan Kepala Sekolah. Tanda tangan Bendahara dan Kepala Sekolah sebelum dikirim.
9. Kirim sesuai jadwal. Misalnya paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

Jadwal pelaporan yang disarankan

Jadwal ini bisa disesuaikan dengan anggaran dasar yayasan masing-masing.

Kesalahan yang membuat laporan diragukan

Saldo tidak cocok dengan rekening koran. Pengurus akan langsung kehilangan kepercayaan. Rekonsiliasi adalah langkah wajib.

Tidak ada penjelasan untuk penyimpangan. Angka yang melonjak tanpa catatan memicu kecurigaan, padahal mungkin ada alasan wajar seperti atap bocor.

Piutang disembunyikan. Tunggakan besar yang tidak dilaporkan bisa membuat yayasan salah memperkirakan kemampuan membayar gaji.

Format berubah-ubah. Pakai format yang sama setiap bulan agar pengurus bisa membandingkan.

Laporan terlambat berbulan-bulan. Laporan yang terlambat kehilangan fungsinya sebagai alat keputusan.

Tips agar pengurus yayasan cepat memahami

• Letakkan ringkasan satu halaman di depan, rincian di lampiran.
• Gunakan grafik sederhana untuk tren penerimaan SPP dan saldo kas.
• Tandai angka yang perlu perhatian dengan catatan, bukan warna saja.
• Sertakan perbandingan dengan bulan yang sama tahun lalu bila tersedia.

Laporan keuangan sekolah untuk yayasan yang ringkas, tepat waktu, dan konsisten jauh lebih berguna daripada laporan tebal yang datang terlambat.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa isi minimal laporan keuangan sekolah untuk yayasan?

Ringkasan kas per rekening, penerimaan per sumber, pengeluaran per pos, realisasi anggaran, piutang SPP, kewajiban, dan catatan penjelasan.

Apakah Dana BOS harus dilaporkan ke yayasan?

Sebaiknya ditampilkan sebagai informasi dengan pos terpisah. Pertanggungjawaban resminya tetap melalui mekanisme pelaporan BOS yang berlaku.

Standar akuntansi apa yang dipakai yayasan?

Untuk laporan tahunan entitas berorientasi nonlaba, rujukan yang umum adalah standar IAI yang dikenal sebagai ISAK 35. Konsultasikan versi terbarunya dengan akuntan, terutama bila yayasan diaudit.

Siapa yang menandatangani laporan?

Umumnya Bendahara sekolah sebagai penyusun dan Kepala Sekolah sebagai pemeriksa, lalu diterima oleh bendahara atau ketua yayasan.

Bagaimana jika sekolah punya beberapa unit di bawah satu yayasan?

Susun laporan per unit dengan format yang sama, lalu buat ringkasan gabungan untuk pengurus yayasan.

ASIS: Laporan Siap Kirim karena Data Sudah Tercatat Sejak Awal

Laporan ke yayasan sering terlambat bukan karena Bendahara malas, melainkan karena datanya tercecer. SPP dicatat di buku kuitansi, Dana BOS di aplikasi lain, tabungan murid di buku terpisah, dan rekap tunggakan harus dihitung manual setiap bulan.

ASIS dibangun dengan prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Modul keuangan ASIS mencakup tagihan, tabungan, kas, RKAS, dan SPJ dalam satu sistem. Orang tua mentransfer langsung ke rekening sekolah lalu mengunggah bukti bayar, Bendahara memverifikasi, dan status piutang tersedia tanpa rekap manual. Ruang Yayasan memungkinkan pengurus melihat ringkasan unit di bawahnya, sementara 45 peran pengguna menjaga agar setiap orang hanya melihat data yang menjadi bagiannya. Tidak ada potongan biaya transaksi dari ASIS.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.