Harga Aplikasi Sekolah: Per Murid atau Per Lembaga?

Harga aplikasi sekolah umumnya dihitung dengan dua cara: per murid (biaya dikali jumlah murid, sering per bulan) atau per lembaga (satu harga untuk satu sekolah per tahun). Untuk sekolah dengan lebih dari seratus murid, skema per lembaga hampir selalu lebih hemat dan lebih mudah dianggarkan. Namun angka di brosur jarang menceritakan semuanya. Artikel ini membantu Bendahara menghitung biaya sebenarnya, termasuk biaya yang baru terasa setelah sistem berjalan.

Dua skema harga yang paling sering ditemui

Skema per murid

Penyedia menetapkan tarif untuk setiap murid aktif, misalnya per bulan atau per semester. Skema ini terlihat ringan di awal karena angkanya kecil. Masalahnya, tagihan ikut naik setiap kali murid bertambah, dan sekolah yang sedang tumbuh justru "dihukum" oleh pertumbuhannya sendiri.

Skema ini juga menyulitkan perencanaan. Jumlah murid baru pasti diketahui setelah penerimaan murid baru selesai, padahal anggaran sering harus disusun lebih dulu.

Skema per lembaga

Sekolah membayar satu harga tetap per tahun, berapa pun jumlah murid dan pengguna. Anggarannya mudah ditulis di RKAS atau rencana anggaran yayasan karena angkanya pasti. Kenaikan jumlah murid tidak mengubah biaya.

Kelemahannya, untuk lembaga yang sangat kecil (misalnya kelompok belajar dengan belasan murid), harga tetap bisa terasa mahal bila penyedia tidak punya paket dasar yang terjangkau atau gratis.

Simulasi: berapa yang sebenarnya dibayar?

Berikut ilustrasi dengan angka contoh. Angka ini bukan harga penyedia tertentu, hanya alat bantu hitung yang bisa Bapak/Ibu ganti dengan penawaran yang diterima.

Rumusnya sederhana: tarif per murid × jumlah murid × 12 bulan. Selisihnya membesar seiring jumlah murid. Pada sekolah dengan 600 murid, selisih di contoh ini cukup untuk membeli beberapa laptop guru atau mendanai kegiatan literasi setahun.

Biaya tersembunyi yang wajib dicek

Harga aplikasi sekolah di brosur hanyalah satu komponen. Bendahara perlu menanyakan hal-hal berikut sebelum menandatangani kontrak.

1. Potongan biaya transaksi pembayaran

Beberapa sistem memotong biaya untuk setiap pembayaran SPP yang masuk. Potongan kecil per transaksi bisa menjadi besar bila dikalikan ratusan murid dan dua belas bulan. Tanyakan: siapa yang menanggung potongan itu, sekolah atau orang tua?

2. Modul yang dijual terpisah

Paket dasar kadang hanya berisi data murid dan presensi. Rapor, keuangan, atau perpustakaan dijual sebagai tambahan. Minta daftar fitur tertulis per paket.

3. Biaya notifikasi

Ada sistem yang membatasi jumlah notifikasi atau mengenakan biaya per pesan. Pada sekolah yang aktif mengirim pengumuman, biaya ini cepat menumpuk.

4. Biaya pemasangan dan server

Sistem yang harus dipasang di server sendiri membutuhkan biaya perangkat, listrik, internet, dan orang yang merawatnya. Biaya ini jarang tercantum di penawaran, tetapi nyata.

5. Biaya pelatihan dan pendampingan

Tanyakan apakah pelatihan operator dan guru sudah termasuk, atau dihitung per sesi.

6. Biaya keluar

Bila suatu saat sekolah ingin pindah sistem, apakah data bisa diekspor dengan mudah dan gratis? Sistem yang menahan data membuat sekolah sulit pindah meski harganya naik.

Cara membandingkan penawaran secara adil

Agar perbandingan harga aplikasi sekolah tidak bias oleh angka brosur, gunakan tabel kerja sederhana seperti di bawah. Isi untuk setiap penawaran yang diterima.

Hitung untuk tiga tahun, bukan satu. Banyak penawaran murah di tahun pertama lalu naik setelah sekolah bergantung pada sistemnya.

Pertanyaan yang perlu diajukan ke penyedia

• Apakah harga berubah bila jumlah murid bertambah?
• Fitur apa saja yang termasuk, dan mana yang berbayar terpisah?
• Apakah ada potongan dari setiap pembayaran orang tua?
• Apakah data sekolah dipakai untuk iklan atau dijual ke pihak lain?
• Bagaimana cara mengekspor data bila sekolah berhenti berlangganan?
• Siapa yang bisa dihubungi saat ada kendala, dan berapa lama biasanya ditanggapi?

Jawaban tertulis atas pertanyaan ini lebih berharga untuk menilai harga aplikasi sekolah daripada demo yang memukau.

Kesalahan umum saat memilih berdasarkan harga

Hanya melihat harga per bulan. Angka Rp3.000 per murid terdengar kecil sampai dikalikan jumlah murid dan dua belas bulan.

Memilih yang paling murah tanpa melihat kelengkapan. Bila sekolah tetap harus membeli aplikasi lain untuk rapor atau keuangan, total biayanya bisa lebih mahal.

Melupakan biaya waktu. Sistem yang memaksa TU mengetik ulang data yang sama di beberapa tempat menghabiskan jam kerja, dan jam kerja juga biaya.

Tidak melibatkan pengguna. Bendahara, TU, dan guru perlu mencoba langsung. Sistem yang tidak dipakai adalah biaya tanpa manfaat.

Menyesuaikan dengan jenis lembaga

Sekolah kecil dan madrasah di daerah. Prioritaskan biaya tetap yang rendah atau gratis, serta kemudahan dipakai di HP Android karena tidak semua guru punya laptop.

Sekolah menengah dengan ratusan murid. Skema per lembaga biasanya paling hemat. Fokus pada kelengkapan modul keuangan dan rapor.

Yayasan dengan beberapa unit. Tanyakan apakah harga dihitung per unit sekolah dan apakah yayasan bisa melihat ringkasan semua unit dalam satu tempat.

Pesantren dan TPQ. Cari sistem yang memahami kebutuhan khusus seperti hafalan, syahriah, dan izin pulang santri.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah harga aplikasi sekolah per murid selalu lebih mahal?

Tidak selalu. Untuk lembaga yang sangat kecil, skema per murid bisa lebih murah. Namun semakin banyak murid, semakin besar biayanya, sehingga untuk sekolah menengah ke atas skema per lembaga biasanya lebih hemat.

Bolehkah biaya aplikasi dimasukkan ke RKAS?

Pembelian layanan aplikasi umumnya dapat direncanakan dalam anggaran sekolah, tetapi pastikan sesuai komponen yang diizinkan pada juknis dana yang dipakai. Rujuk juknis terbaru dan konsultasikan dengan dinas atau pengawas.

Apa itu biaya tersembunyi pada aplikasi sekolah?

Biaya yang tidak tercantum di harga langganan, misalnya potongan transaksi pembayaran, modul tambahan, biaya notifikasi, server, atau pelatihan.

Bagaimana menghitung total biaya selama tiga tahun?

Jumlahkan semua komponen biaya per tahun, lalu kalikan tiga. Untuk skema per murid, gunakan perkiraan jumlah murid tiap tahun agar hasilnya realistis.

Apakah aplikasi gratis pasti kurang aman?

Tidak otomatis. Yang perlu dicek adalah model bisnisnya: apakah penyedia hidup dari iklan atau menjual data. Tanyakan kebijakan data secara tertulis.

ASIS: Harga Tetap per Lembaga, Bukan per Murid

Akar masalah biaya aplikasi sekolah sering bukan pada angka langganannya, melainkan pada skema yang membuat biaya ikut membengkak bersama jumlah murid, ditambah potongan transaksi dan modul yang dijual satu per satu. Sekolah yang sedang tumbuh akhirnya membayar lebih justru karena berhasil menarik lebih banyak murid.

ASIS dibangun dengan visi "Teknologinya gratis, kemajuannya kita bangun bersama." Paket ASIS dihitung per tahun per lembaga, bukan per murid. Paket dasar ASIS Rp0 sudah mencakup semua aplikasi: web asis.id, ASIS Mobile untuk Android, Pustaka, dan Studio, lengkap dengan subdomain situs sekolah. Sekolah bisa mengaktifkan modul yang dibutuhkan dari 57 modul yang tersedia. Pembayaran SPP dilakukan orang tua dengan transfer langsung ke rekening sekolah lalu mengunggah bukti bayar untuk diverifikasi Bendahara, tanpa potongan biaya transaksi dari ASIS. Notifikasi aplikasi pun gratis tanpa batas. Paket berbayar seperti ASIS Plus (Rp300 ribu per tahun) atau ASIS Pro (Rp500 ribu per tahun) hanya diperlukan bila sekolah ingin domain sendiri atau layanan tambahan.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai dan bandingkan sendiri di asis.id.