Cara Mengelola Keuangan PKBM Selain Dana BOP

Keuangan PKBM yang sehat tidak bisa hanya bergantung pada dana BOP. Dana pemerintah biasanya cair bertahap, penggunaannya diatur ketat, dan jumlahnya mengikuti data warga belajar yang tervalidasi. Sementara itu, lembaga tetap harus membayar sewa, listrik, honor tutor di luar komponen yang diizinkan, dan kebutuhan kursus keterampilan. Artikel ini membahas sumber dana di luar BOP, cara memisahkan dan mencatatnya, serta laporan sederhana yang membuat yayasan, mitra, dan warga belajar percaya.

Mengapa PKBM perlu sumber dana lain

Ada tiga alasan yang paling sering dialami pengelola:

1. Waktu pencairan. Kegiatan sudah berjalan sejak awal tahun ajaran, sementara dana pemerintah belum tentu sudah masuk.
2. Batas penggunaan. Tidak semua kebutuhan bisa dibiayai BOP. Rinciannya selalu mengikuti juknis yang berlaku.
3. Program di luar kesetaraan. Kursus menjahit, tata boga, atau komputer untuk warga sekitar sering menjadi daya tarik PKBM, tetapi biayanya perlu sumber tersendiri.

Sumber dana yang wajar untuk PKBM

Tidak semua sumber cocok untuk setiap PKBM. Lembaga di kota mungkin lebih mudah mendapat CSR, sedangkan PKBM di desa lebih kuat di dukungan dana desa dan unit usaha.

Prinsip mengelola keuangan PKBM

1. Pisahkan rekening per sumber dana

Paling minimal, pisahkan rekening dana pemerintah dari dana lain. Jika memungkinkan, buat juga rekening atau setidaknya buku pembantu untuk hibah tertentu. Pemisahan ini mencegah dana BOP terpakai untuk kegiatan yang tidak diizinkan, atau sebaliknya.

2. Satu transaksi, satu bukti

Setiap uang masuk diberi tanda terima, setiap uang keluar disertai nota atau kuitansi. Untuk pembelian di warung yang tidak memberi nota, buat bukti pengeluaran internal yang ditandatangani pembeli dan diketahui pengelola.

3. Batasi kas tunai

Simpan uang tunai secukupnya untuk kebutuhan harian, misalnya untuk air minum dan fotokopi. Sisanya disetor ke rekening. Kas kecil diisi ulang setelah bukti penggunaan sebelumnya dilaporkan.

4. Pisahkan peran

Pengelola atau ketua PKBM menyetujui pengeluaran, bendahara mencatat dan membayar. Di lembaga kecil yang orangnya terbatas, setidaknya pastikan pengeluaran besar diketahui dua orang.

Cara mencatat dengan sederhana

Tidak perlu sistem akuntansi rumit. Tiga catatan ini sudah cukup untuk sebagian besar PKBM:

• Buku kas umum: semua uang masuk dan keluar berurutan tanggal.
• Buku pembantu per sumber dana: BOP, iuran, kursus, hibah.
• Daftar iuran warga belajar: siapa sudah bayar, berapa, dan sisa tunggakan.

Contoh catatan buku kas umum

Contoh angka di atas ilustrasi. Yang penting, setiap baris punya bukti dan kolom sumber terisi.

Mengatur honor tutor

Honor tutor sering menjadi pengeluaran terbesar. Agar adil dan tidak menimbulkan prasangka:

• tetapkan tarif honor tertulis per pertemuan atau per jam, disetujui pengelola dan yayasan,
• dasar pembayaran adalah daftar hadir tutor dan jurnal pertemuan,
• bedakan honor dari BOP dan honor dari dana lain, sesuai ketentuan masing-masing,
• potong dan laporkan pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

Laporan yang membuat mitra percaya

Laporan keuangan PKBM tidak harus tebal. Laporan bulanan satu halaman berisi saldo awal, penerimaan per sumber, pengeluaran per kelompok, dan saldo akhir sudah sangat membantu. Lampirkan rekap tunggakan iuran dan catatan kejadian penting.

Untuk pemberi hibah, tambahkan foto kegiatan dan jumlah penerima manfaat. Mitra yang menerima laporan rapi cenderung mau membantu lagi tahun berikutnya.

Kesalahan yang sering terjadi

• Dana BOP dipinjam untuk menalangi kegiatan lain lalu lupa dikembalikan.
• Iuran dicatat di buku tulis tutor masing-masing, tidak masuk ke bendahara.
• Hibah barang tidak dicatat sebagai aset.
• Laporan hanya dibuat saat diminta, sehingga harus menyusun ulang dari nota yang tercecer.

Daftar cek bulanan bendahara PKBM

• Saldo buku kas cocok dengan rekening dan uang tunai.
• Semua pengeluaran punya bukti.
• Rekap iuran dan tunggakan diperbarui.
• Honor tutor dibayar berdasarkan daftar hadir.
• Laporan satu halaman dikirim ke pengelola dan yayasan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah PKBM memungut iuran dari warga belajar?

Pada umumnya boleh selama wajar, transparan, dan tidak bertentangan dengan ketentuan program yang diikuti. Banyak PKBM juga memberi keringanan bagi warga belajar yang kurang mampu. Rujuk ketentuan dinas setempat.

Apakah keuangan PKBM harus diaudit?

Tergantung yayasan dan pemberi dana. Dana pemerintah diperiksa sesuai mekanismenya, sedangkan hibah besar kadang mensyaratkan audit. Pencatatan rapi sejak awal membuat pemeriksaan jauh lebih ringan.

Bagaimana jika dana BOP terlambat cair?

Siapkan dana cadangan dari iuran atau dana yayasan untuk dua sampai tiga bulan operasional. Catat sebagai talangan dan kembalikan setelah dana cair jika ketentuan mengizinkan penggunaan untuk komponen tersebut.

Perlukah PKBM punya unit usaha?

Tidak wajib, tetapi unit usaha yang terkait pelatihan, misalnya menjual hasil kursus tata boga, bisa menambah pemasukan sekaligus menjadi tempat praktik warga belajar.

ASIS: Keuangan Lembaga Tercatat dari Iuran sampai Laporan

Keuangan PKBM sering sulit dilaporkan bukan karena dananya tidak jelas, tetapi karena catatannya tersebar di buku tutor, nota di laci, dan rekap di ponsel pengelola. Saat yayasan atau mitra meminta laporan, semua harus disusun ulang.

ASIS memiliki modul keuangan yang mencakup tagihan, tabungan, kas, RKAS, dan SPJ, serta modul penggajian untuk honor tutor. Warga belajar membayar dengan transfer langsung ke rekening lembaga lalu mengunggah bukti bayar, dan bendahara memverifikasi tanpa potongan biaya transaksi dari ASIS. Presensi tutor dan warga belajar tercatat lewat pindai QR, sehingga dasar pembayaran honor tersedia tanpa rekap manual. Pengelola dan Ruang Yayasan bisa melihat ringkasan sesuai peran masing-masing.

ASIS gratis untuk semua sekolah dan lembaga pendidikan, dihitung per lembaga, bukan per orang. Basmalah juga gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.