Prosedur Legalisir Ijazah dan Rapor di Sekolah

Legalisir ijazah dan rapor adalah pengesahan fotokopi dokumen oleh pejabat yang berwenang di sekolah penerbit, untuk menyatakan bahwa salinan tersebut sesuai dengan aslinya. Prosesnya sederhana: pemohon membawa dokumen asli dan fotokopinya, petugas TU mencocokkan, lalu Kepala Sekolah atau pejabat yang ditunjuk menandatangani dan memberi cap. Yang sering membuat lambat bukan prosedurnya, melainkan sekolah belum punya alur dan register yang jelas. Panduan ini membantu TU menyusun layanan legalisir yang cepat, tertib, dan aman dari pemalsuan.

Kapan alumni dan murid butuh legalisir ijazah dan rapor

Permintaan legalisir biasanya memuncak pada musim tertentu:

• pendaftaran SPMB jenjang berikutnya,
• pendaftaran perguruan tinggi dan beasiswa,
• melamar kerja, termasuk seleksi ASN,
• pendaftaran TNI, Polri, atau sekolah kedinasan,
• keperluan pindah sekolah atau pindah domisili.

Karena polanya bisa ditebak, TU dapat menyiapkan petugas dan jam layanan khusus pada bulan-bulan tersebut.

Siapa yang berwenang melegalisir

Secara umum, legalisir dilakukan oleh Kepala Sekolah dari satuan pendidikan yang menerbitkan dokumen, atau pejabat yang ditunjuk sesuai ketentuan yang berlaku. Beberapa kondisi khusus:

Ketentuan teknis bisa berbeda antardaerah. Bila ragu, tanyakan ke dinas pendidikan atau kantor Kemenag setempat.

Syarat legalisir ijazah dan rapor

Sekolah sebaiknya menetapkan syarat tertulis dan menempelkannya di loket TU. Contoh syarat:

1. Membawa ijazah atau rapor asli.
2. Membawa fotokopi yang jelas, tidak buram, dan tidak terpotong.
3. Fotokopi dibuat dalam ukuran yang sama dengan aslinya.
4. Menunjukkan identitas pemohon.
5. Bila dikuasakan, membawa surat kuasa dan identitas penerima kuasa.

Untuk rapor, legalisir biasanya dilakukan pada halaman identitas dan halaman nilai yang diminta. Tanyakan kepada pemohon halaman mana yang diperlukan lembaga tujuan, agar tidak semua halaman dicap tanpa perlu.

Alur pelayanan di TU

1. Penerimaan berkas

Petugas menerima dokumen asli dan fotokopi, lalu mencatat di buku register: tanggal, nama, tahun lulus, jenis dokumen, jumlah lembar, dan keperluan.

2. Pencocokan

Petugas mencocokkan fotokopi dengan dokumen asli, lalu mencocokkan data dengan buku induk murid atau arsip daftar lulusan. Periksa nama, tempat dan tanggal lahir, nomor induk, dan nomor seri ijazah bila ada.

3. Pemberian cap legalisir

Cap legalisir memuat tulisan seperti "Fotokopi sesuai dengan aslinya", nama sekolah, kolom tanggal, kolom tanda tangan, dan nama serta NIP atau identitas pejabat.

4. Penandatanganan

Kepala Sekolah atau pejabat yang berwenang menandatangani dan membubuhkan cap dinas sekolah. Tanda tangan basah masih paling umum diterima lembaga tujuan.

5. Penyerahan dan arsip

Dokumen asli dan fotokopi yang sudah dilegalisir diserahkan kembali. Petugas melengkapi buku register dengan tanggal penyerahan.

Contoh format buku register legalisir

Nama di atas fiktif. Register ini berguna saat ada lembaga yang mengonfirmasi keaslian legalisir.

Kasus khusus yang sering ditanyakan

Ijazah hilang atau rusak

Ijazah yang hilang tidak bisa dilegalisir karena tidak ada dokumen asli untuk dicocokkan. Pemohon perlu mengurus surat keterangan pengganti ijazah sesuai ketentuan yang berlaku, biasanya diawali surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Sekolah menerbitkan surat tersebut berdasarkan arsip buku induk dan daftar lulusan.

Data di ijazah berbeda dengan dokumen lain

Bila nama atau tanggal lahir di ijazah berbeda dengan akta atau KTP, legalisir tetap mengikuti isi ijazah. Perbaikan data mengikuti prosedur tersendiri, bukan lewat legalisir.

Legalisir untuk alumni lama

Alumni puluhan tahun lalu sering datang dan datanya sulit dicari. Di sinilah pentingnya buku induk dan arsip lulusan yang tertata. Lihat panduan menata arsip sekolah dan buku induk murid.

Biaya legalisir

Layanan legalisir di sekolah negeri umumnya tidak dipungut biaya. Sekolah swasta sebaiknya menetapkan kebijakan tertulis yang wajar dan transparan bila ada biaya administrasi, sesuai ketentuan yang berlaku dan kebijakan yayasan.

Contoh teks cap legalisir

Cap legalisir tidak perlu rumit. Contoh susunan teksnya:

• baris 1: "Fotokopi sesuai dengan aslinya",
• baris 2: nama sekolah dan kota,
• baris 3: "Tanggal: ...",
• baris 4: "Kepala Sekolah," diikuti ruang tanda tangan,
• baris 5: nama lengkap dan NIP atau nomor identitas pegawai.

Cap dinas sekolah dibubuhkan sebagian menimpa tanda tangan. Pastikan tinta cap tidak menutupi nilai atau tulisan penting pada fotokopi.

Pembagian tugas di sekolah

Mencegah pemalsuan

• Simpan cap legalisir di tempat terkunci dan hanya dipakai petugas yang ditunjuk.
• Jangan memberi cap pada fotokopi tanpa melihat dokumen asli.
• Isi tanggal dan paraf petugas pada setiap legalisir.
• Simpan register minimal beberapa tahun.
• Layani konfirmasi keaslian dari lembaga tujuan melalui surat resmi atau surel sekolah.

Checklist layanan legalisir

• Syarat tertulis ditempel di loket TU
• Cap legalisir dan cap dinas tersedia dan aman
• Buku register legalisir disiapkan
• Petugas memahami cara mencocokkan dengan buku induk
• Jadwal tanda tangan Kepala Sekolah disepakati
• Jam layanan khusus pada musim pendaftaran diumumkan

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama proses legalisir ijazah dan rapor?

Bila berkas lengkap dan pejabat berwenang ada di sekolah, biasanya bisa selesai pada hari yang sama atau satu hari kerja.

Bolehkah legalisir diwakilkan?

Boleh dengan surat kuasa dan identitas penerima kuasa, kecuali sekolah menetapkan ketentuan lain.

Apakah legalisir punya masa berlaku?

Legalisir sendiri tidak memiliki masa berlaku baku, tetapi beberapa lembaga tujuan meminta legalisir terbaru. Ikuti syarat lembaga tersebut.

Bagaimana jika sekolah tempat lulus sudah tutup?

Hubungi dinas pendidikan setempat atau sekolah yang menampung arsip, karena merekalah yang biasanya menyimpan dokumen sekolah yang tutup.

Bisakah legalisir dilakukan secara elektronik?

Bergantung pada kebijakan pemerintah dan lembaga tujuan. Saat ini legalisir dengan tanda tangan basah dan cap masih paling umum diterima.

ASIS: Arsip Lulusan yang Mudah Dicari Saat Alumni Datang

Legalisir sering lambat karena data lulusan sulit ditemukan: buku induk tahun lama tersimpan di gudang, daftar lulusan ada di file yang entah di komputer siapa, dan petugas baru tidak tahu harus mencari ke mana.

ASIS membantu sekolah menyimpan data murid secara utuh sejak masuk hingga lulus, sesuai prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Data awal bisa diimpor dari file ekspor Dapodik atau EMIS yang sudah dimiliki sekolah. Modul surat & SK mempermudah penerbitan surat keterangan seperti surat pengganti ijazah, dan buku tamu digital membantu TU mencatat alumni yang datang untuk layanan.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.