Pajak Belanja Dana BOS: Cara Menghitung dan Menyetor
Panduan pajak belanja dana BOS untuk Bendahara: kapan memungut PPN, PPh 21, PPh 22, PPh 23, dan PPh 4 ayat 2, contoh hitungan, belanja SIPLah, dan pelaporan.
Membuat surat keluar sekolah, seperti surat undangan, surat keterangan, surat tugas, atau surat pemberitahuan, idealnya mengikuti alur yang sama setiap kali: pilih templat, isi data, beri nomor, periksa, tanda tangani, cetak atau kirim, lalu arsipkan. Alur yang konsisten membuat surat seragam, nomornya tidak ganda, dan salinannya mudah ditemukan. Artikel ini membahas masalah yang sering terjadi, alur umum di ASIS, checklist sebelum surat dikirim, dan cara manual untuk sekolah yang memakai pengolah kata biasa.
Masalah nyata: surat beda format, nomor ganda
Di banyak sekolah, surat keluar dibuat dari berkas lama yang disunting. Kop surat berbeda-beda versi, ada yang masih memakai nama Kepala Sekolah lama, ada yang tanggalnya lupa diganti. Nomor surat diambil dari buku agenda yang dipegang satu orang. Saat orang itu tidak masuk, guru lain membuat nomor sendiri, dan muncul dua surat dengan nomor yang sama.
Setelah surat dikirim, salinannya sering tidak disimpan. Ketika dinas atau wali murid menanyakan surat yang pernah dikirim, TU harus mencari di laptop beberapa orang.
Mengapa alur surat keluar perlu dibakukan
- Tampilan seragam. Kop, format, dan penandatangan selalu benar.
- Nomor tertib. Tidak ada nomor ganda atau loncat.
- Kesalahan berkurang. Ada tahap pemeriksaan sebelum tanda tangan.
- Arsip lengkap. Setiap surat yang keluar tersimpan salinannya.
- Cepat. Surat yang sering dibuat cukup diisi dari templat.
Jenis surat keluar yang sering dibuat sekolah
| Jenis surat | Contoh penggunaan |
|---|---|
| Surat undangan | Rapat orang tua, rapat komite, kegiatan sekolah |
| Surat keterangan | Keterangan aktif sekolah, berkelakuan baik |
| Surat tugas | Guru mengikuti pelatihan, mendampingi lomba |
| Surat pemberitahuan | Libur, jadwal ujian, perubahan kegiatan |
| Surat permohonan | Izin kegiatan, kerja sama, narasumber |
| Surat balasan | Menjawab surat dari instansi lain |
Beberapa jenis surat ini sudah punya pembahasan tersendiri di blog, misalnya "Format Surat Dinas Sekolah yang Benar dan Contohnya".
Langkah membuat surat keluar sekolah di ASIS
Langkah di bawah mengikuti materi resmi Panduan ASIS. Surat keluar adalah dokumen resmi, sehingga data di sistem harus sama dengan naskah yang dikirim dan arsip yang disimpan.
Sebelum memulai. Siapkan draf yang sudah disetujui, tujuan surat, tanggal, klasifikasi, lampiran, dan nama penandatangan.
- Buka Surat Keluar dan cek dulu apakah draf serupa sudah pernah dibuat, agar tidak terjadi surat ganda.
- Isi tujuan, perihal, isi, tanggal, lampiran, dan penandatangan sesuai prosedur sekolah.
- Pratinjau hasil cetaknya. Periksa identitas sekolah, nomor, kop, ejaan, dan jumlah halaman.
- Setelah surat sah, cetak atau kirim lewat kanal resmi, lalu catat bukti pengirimannya, misalnya tanda terima kurir atau surel terkirim.
Periksa hasilnya. Naskah yang dikirim sama dengan arsipnya, nomornya unik, dan penerimanya dapat ditelusuri.
Jika belum sesuai. Bila nomor atau kop keliru, perbaiki di sumbernya lalu cetak ulang secara resmi. Jangan menyunting berkas PDF jadi tanpa jejak.
Langkah lengkap: Cara Membuat dan Mencetak Surat Keluar Sekolah.
Checklist sebelum surat dikirim
- Kop surat versi terbaru.
- Nomor surat sesuai urutan dan kode klasifikasi sekolah.
- Tanggal surat benar.
- Nama dan alamat tujuan lengkap.
- Perihal singkat dan jelas.
- Isi bebas salah ketik, terutama nama orang, tanggal, dan angka.
- Lampiran disebutkan dan benar-benar dilampirkan.
- Nama dan jabatan penandatangan sesuai.
- Tanda tangan dan cap ada.
- Salinan sudah tersimpan.
Tips agar pembuatan surat lebih cepat
Siapkan templat untuk surat yang sering dibuat
Surat keterangan aktif, surat tugas, dan undangan rapat dibuat berulang kali. Sekali templat rapi, berikutnya tinggal mengisi.
Tentukan siapa yang boleh membuat dan menandatangani
Misalnya TU membuat, wakasek memeriksa, Kepala Sekolah menandatangani. Alur ini mencegah surat keluar tanpa sepengetahuan pimpinan.
Jaga nomor dalam satu sistem
Nomor surat sebaiknya hanya bisa diambil dari satu tempat. Hindari buku nomor yang dipegang satu orang dan catatan nomor di laptop lain.
Contoh: surat tugas pendamping lomba
Pembina pramuka SD Negeri 1 Tambaksari akan mendampingi regu ke kegiatan tingkat kabupaten. Petugas TU membuka templat surat tugas, mengisi nama pembina, kegiatan, tempat, dan tanggal. Nomor surat diambil dari sistem sesuai urutan bulan itu. Kepala Sekolah memeriksa pratinjau, lalu surat dicetak, ditandatangani, dan dicap. Salinan pindai tersimpan di arsip surat keluar, dan pembina menerima versi digitalnya di aplikasi. Seluruh proses selesai dalam kurang dari setengah jam.
Pembagian peran dalam alur surat keluar
| Peran | Tugas |
|---|---|
| Pemohon (guru atau unit) | Mengajukan kebutuhan surat dan data isinya |
| Petugas TU | Membuat surat dari templat, mengambil nomor, menyiapkan cetak |
| Wakasek terkait | Memeriksa isi untuk surat di bidangnya |
| Kepala Sekolah | Menyetujui dan menandatangani |
| Petugas TU | Mengirim, mencatat ekspedisi, dan mengarsipkan |
Dengan peran yang jelas, guru tidak perlu membuat surat sendiri di laptopnya, dan TU tetap memegang kendali atas nomor dan arsip. Alur ini juga memudahkan saat membuat surat keluar sekolah dalam jumlah banyak, misalnya undangan rapat orang tua untuk semua kelas.
Kesalahan umum
- Menyunting surat lama tanpa memeriksa ulang semua bagian, sehingga nama atau tanggal lama tertinggal.
- Nomor ganda karena penomoran tidak terpusat.
- Tidak menyimpan salinan.
- Kop surat kedaluwarsa, misalnya alamat atau nomor telepon lama.
- Surat keluar tanpa tanda tangan pejabat berwenang.
Cara manual bagi sekolah tanpa ASIS
- Buat satu folder templat surat resmi dengan kop terbaru, dan larang menyunting dari surat lama.
- Pakai buku agenda surat keluar atau lembar kerja bersama untuk mengambil nomor.
- Cetak, minta tanda tangan, lalu pindai surat yang sudah ditandatangani.
- Simpan pindaian di folder per bulan dengan nama berkas berawalan nomor surat.
- Catat tanggal dan cara pengiriman di buku agenda.
Aturan penomoran dibahas lebih rinci di artikel "Penomoran Surat Sekolah dan Kode Klasifikasi: Cara Menyusun".
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja langkah utama membuat surat keluar sekolah?
Pilih templat, isi data, beri nomor, periksa, tanda tangani, kirim, lalu arsipkan salinannya.
Siapa yang boleh menandatangani surat keluar?
Umumnya Kepala Sekolah. Untuk surat tertentu, wakil kepala sekolah dapat menandatangani atas nama Kepala Sekolah sesuai pembagian kewenangan.
Apakah surat elektronik perlu nomor surat?
Ya. Surat resmi yang dikirim lewat surel tetap surat keluar sekolah dan perlu nomor serta arsip yang sama.
Bagaimana jika ada salah ketik setelah surat terkirim?
Buat surat ralat atau surat pengganti dengan merujuk nomor surat sebelumnya, lalu arsipkan keduanya.
Apakah perlu menyimpan surat keluar dalam bentuk kertas?
Simpan sesuai kebijakan arsip sekolah. Banyak sekolah menyimpan pindaian untuk pencarian dan satu salinan fisik untuk surat penting.
ASIS: surat keluar seragam dan terarsip otomatis
Surat yang berbeda format, nomor ganda, dan salinan yang hilang berakar pada pembuatan surat yang tersebar di banyak laptop dan buku nomor.
ASIS menyediakan modul persuratan dengan templat surat, penomoran, alur otorisasi, cetak, dan arsip digital dalam satu tempat. Data sekolah seperti nama Kepala Sekolah dan alamat diambil dari profil sekolah yang sama, sehingga kop dan penandatangan selalu mutakhir.
ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah dari ekosistem ASIS gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Mulai di asis.id.
