Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan: Contoh Isinya

Peraturan kepegawaian yayasan adalah aturan tertulis yang mengatur hubungan kerja antara yayasan pendidikan dengan guru dan tenaga kependidikannya: siapa yang termasuk pegawai tetap, bagaimana penerimaan dan masa percobaan, jam kerja, hak penghasilan dan cuti, penilaian kinerja, disiplin, hingga cara berhenti. Peraturan ini melindungi dua pihak sekaligus. Yayasan punya pegangan saat mengambil keputusan, dan pegawai tahu hak serta kewajibannya tanpa bergantung pada kebijakan lisan. Di bawah ini ada kerangka bab, contoh pasal yang bisa diadaptasi, dan langkah menyusunnya.

Catatan: contoh ini bukan nasihat hukum. Rujuk UU Ketenagakerjaan beserta perubahannya, UU Guru dan Dosen, dan peraturan turunannya. Untuk kepastian, konsultasikan draf ke dinas ketenagakerjaan setempat atau konsultan hukum.

Mengapa yayasan perlu peraturan tertulis

Di banyak yayasan, aturan kepegawaian hidup di ingatan pendiri. Selama yayasan kecil dan semua orang saling kenal, ini terasa cukup. Masalah muncul saat:

pengurus berganti dan kebijakan lama ditafsirkan berbeda,
ada guru yang diberhentikan lalu merasa diperlakukan tidak adil,
yayasan membuka unit baru (misalnya dari TK menjadi TK, SD, dan SMP) dengan pegawai yang jumlahnya berlipat,
terjadi perselisihan soal honor, cuti melahirkan, atau status kontrak.

Selain itu, ketentuan ketenagakerjaan umumnya mewajibkan pemberi kerja dengan jumlah pekerja tertentu (lazimnya minimal 10 orang) memiliki peraturan perusahaan yang disahkan instansi ketenagakerjaan, kecuali sudah ada perjanjian kerja bersama. Bagi yayasan, dokumen inilah yang sering disebut peraturan kepegawaian.

Kerangka bab peraturan kepegawaian yayasan

Bab	Isi pokok
I. Ketentuan umum	Definisi istilah, ruang lingkup, unit yang tercakup
II. Status pegawai	Pegawai tetap, kontrak, honorer, dan pegawai yang ditugaskan pemerintah
III. Penerimaan dan penempatan	Rekrutmen, syarat, masa percobaan, penempatan antarunit
IV. Hari dan jam kerja	Jam kerja guru dan tenaga kependidikan, lembur, tugas di luar jam
V. Penghasilan dan kesejahteraan	Gaji pokok, tunjangan, honor tugas tambahan, jaminan sosial
VI. Cuti dan izin	Cuti tahunan, sakit, melahirkan, ibadah, alasan penting
VII. Pengembangan dan penilaian kinerja	Pelatihan, penilaian tahunan, kenaikan jenjang
VIII. Kewajiban dan larangan	Kode etik, kerahasiaan data murid, konflik kepentingan
IX. Disiplin dan sanksi	Jenis pelanggaran, tahapan sanksi, hak membela diri
X. Berakhirnya hubungan kerja	Mengundurkan diri, berakhirnya kontrak, pemberhentian, pensiun
XI. Penyelesaian perselisihan	Musyawarah, mediasi, jalur sesuai ketentuan
XII. Penutup	Masa berlaku, perubahan, pengesahan

Contoh pasal yang bisa diadaptasi

Contoh di bawah memakai nama fiktif "Yayasan Pendidikan Cahaya Ilmu". Sesuaikan angka dan isinya dengan kondisi yayasan.

Status pegawai

Pasal 4

Pegawai Yayasan terdiri atas pegawai tetap yayasan, pegawai kontrak, dan pegawai honorer.
Pegawai tetap yayasan adalah pegawai yang diangkat dengan Surat Keputusan Ketua Yayasan setelah lulus masa percobaan dan penilaian kinerja.
Pegawai kontrak adalah pegawai yang bekerja berdasarkan perjanjian kerja waktu tertentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Guru berstatus PNS atau PPPK yang ditugaskan di satuan pendidikan Yayasan tunduk pada peraturan kepegawaian negara, dan peraturan ini berlaku sepanjang tidak bertentangan.

Masa percobaan

Pasal 8

Calon pegawai tetap menjalani masa percobaan paling lama sesuai batas yang diizinkan peraturan perundang-undangan.
Selama masa percobaan, calon pegawai dinilai oleh Kepala Sekolah dengan format penilaian yang ditetapkan Yayasan.

Jam kerja

Pasal 12

Jam kerja guru meliputi kegiatan tatap muka, perencanaan, penilaian, dan tugas tambahan yang ditetapkan Kepala Sekolah.
Jam kerja tenaga kependidikan ditetapkan per unit dan diumumkan secara tertulis pada awal tahun ajaran.
Kehadiran dicatat melalui sistem presensi yang ditetapkan Yayasan.

Penghasilan

Pasal 15

Penghasilan pegawai terdiri atas gaji pokok, tunjangan, dan honor tugas tambahan.
Besaran gaji pokok ditetapkan berdasarkan jenjang pendidikan, masa kerja, dan hasil penilaian kinerja, sesuai tabel yang ditetapkan Pengurus Yayasan setiap tahun.
Gaji dibayarkan paling lambat tanggal 5 setiap bulan melalui transfer ke rekening pegawai, disertai slip gaji.
Yayasan memotong dan menyetorkan pajak penghasilan sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

Disiplin bertahap

Pasal 30

Pelanggaran disiplin dikenai sanksi secara bertahap: teguran lisan, teguran tertulis, surat peringatan pertama, surat peringatan kedua, dan surat peringatan ketiga.
Pelanggaran berat dapat langsung dikenai sanksi yang lebih berat setelah pemeriksaan.
Setiap pegawai yang diperiksa berhak memberikan penjelasan secara tertulis sebelum sanksi dijatuhkan.
Setiap sanksi dicatat dalam berkas kepegawaian.

Langkah menyusun dan mengesahkan

Bentuk tim kecil. Unsur pengurus yayasan, Kepala Sekolah tiap unit, perwakilan guru, dan tenaga kependidikan.
Inventarisasi praktik yang sudah berjalan. Kumpulkan SK, kebijakan lisan, dan kasus yang pernah terjadi.
Susun draf. Pakai kerangka di atas, sesuaikan dengan unit yang dimiliki yayasan.
Periksa kesesuaian hukum. Bandingkan dengan peraturan ketenagakerjaan dan pendidikan terbaru.
Sosialisasi dan masukan. Bacakan draf di rapat pegawai, catat keberatan dan usulan.
Tetapkan dan sahkan. Ditetapkan Pengurus Yayasan, lalu diajukan pengesahan sesuai ketentuan bila diwajibkan.
Bagikan dan arsipkan. Setiap pegawai menerima salinan dan menandatangani tanda terima.
Tinjau berkala. Misalnya setiap dua tahun atau bila ada perubahan aturan.

Kesalahan yang sering terjadi

Menyalin peraturan perusahaan lain mentah-mentah. Sekolah punya ritme kerja khas, misalnya libur semester dan tugas di luar jam pelajaran, yang tidak ada di perusahaan biasa.

Tidak membedakan guru dan tenaga kependidikan. Jam kerja, beban, dan penilaian keduanya berbeda.

Status kontrak tidak jelas. Guru yang bertahun-tahun dikontrak ulang tanpa kejelasan berisiko menimbulkan sengketa.

Sanksi tanpa catatan. Pemberhentian tanpa riwayat teguran tertulis sulit dipertahankan bila terjadi perselisihan.

Lupa soal data pribadi. Cantumkan kewajiban menjaga kerahasiaan data murid dan orang tua.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah setiap yayasan wajib memiliki peraturan kepegawaian yayasan?

Ketentuan ketenagakerjaan umumnya mewajibkan peraturan perusahaan bagi pemberi kerja dengan jumlah pekerja tertentu. Walaupun yayasan masih kecil, aturan tertulis tetap sangat dianjurkan untuk mencegah perselisihan.

Apakah guru PNS atau PPPK yang ditugaskan di sekolah yayasan ikut aturan ini?

Mereka tetap tunduk pada peraturan kepegawaian negara. Peraturan yayasan dapat berlaku untuk hal teknis di sekolah sepanjang tidak bertentangan.

Siapa yang menandatangani peraturan kepegawaian?

Pengurus Yayasan sesuai kewenangan dalam anggaran dasar, biasanya Ketua Yayasan. Pengesahan instansi ketenagakerjaan mengikuti ketentuan yang berlaku.

Seberapa sering peraturan perlu diperbarui?

Tinjau setidaknya setiap dua tahun, atau segera bila ada perubahan undang-undang, perubahan struktur yayasan, atau kasus yang menunjukkan aturan belum memadai.

Bolehkah aturan gaji dicantumkan rinci?

Boleh mencantumkan prinsip dan komponennya. Tabel nominal sebaiknya ditetapkan dalam keputusan terpisah yang diperbarui setiap tahun agar peraturan utama tidak sering berubah.

ASIS: Aturan Kepegawaian yang Terlihat dalam Data Harian

Peraturan kepegawaian yayasan sering berhenti di lemari arsip. Akar masalahnya: data yang menjadi dasar aturan itu, seperti kehadiran, tugas tambahan, cuti, dan riwayat SK, tercatat terpisah di setiap unit, sehingga yayasan sulit menerapkan aturan secara adil dan konsisten.

ASIS memegang prinsip "Data dicatat sekali, dipakai berkali-kali." Presensi pegawai lewat pindai QR atau pengenalan wajah, surat dan SK, serta modul penggajian ada dalam satu sistem, sehingga rekap kehadiran bisa langsung menjadi bahan perhitungan honor. Ruang Yayasan memberi pengurus gambaran lintas unit tanpa harus meminta laporan satu per satu, dan setiap peran hanya melihat data yang ia perlukan. Bacaan terkait: aplikasi gaji guru.

ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.