Pajak Belanja Dana BOS: Cara Menghitung dan Menyetor
Panduan pajak belanja dana BOS untuk Bendahara: kapan memungut PPN, PPh 21, PPh 22, PPh 23, dan PPh 4 ayat 2, contoh hitungan, belanja SIPLah, dan pelaporan.
Software sekolah kini hadir dalam tiga bentuk utama: berbasis web yang dibuka lewat peramban, aplikasi Android di ponsel, dan aplikasi yang diinstal di komputer atau server milik sekolah. Masing-masing punya kelebihan dan risiko teknis yang berbeda, terutama soal akses, pembaruan, keamanan data, dan siapa yang memperbaiki bila terjadi masalah. Artikel ini membahas software sekolah dari sisi teknis agar Kepala Sekolah dan operator bisa memilih dengan sadar, bukan sekadar mengikuti sekolah tetangga.
Tiga bentuk software sekolah
Berbasis web
Dibuka lewat peramban seperti Chrome di laptop, komputer, atau ponsel. Data disimpan di server penyedia. Sekolah tidak perlu memasang apa pun selain akses internet.
Aplikasi Android
Dipasang dari Google Play di ponsel guru, orang tua, atau murid. Biasanya menjadi pendamping aplikasi web, untuk pekerjaan cepat seperti presensi, pengumuman, dan melihat nilai.
Instal di komputer atau server sekolah
Software dipasang di komputer TU atau server di ruang komputer. Data disimpan di sekolah. Model ini dulu umum, dan sebagian aplikasi resmi pemerintah masih memakai pola aplikasi terpasang.
Perbandingan teknis
| Aspek | Berbasis web | Android | Instal di server sekolah |
|---|---|---|---|
| Akses | Dari mana saja dengan internet | Dari ponsel | Umumnya hanya di jaringan sekolah, kecuali dibuka ke internet |
| Pemasangan | Tidak perlu | Pasang dari Google Play | Perlu teknisi |
| Pembaruan | Otomatis oleh penyedia | Lewat Google Play | Manual oleh sekolah |
| Cadangan data | Tanggung jawab penyedia, sekolah tetap perlu ekspor berkala | Mengikuti layanan web di belakangnya | Tanggung jawab sekolah sepenuhnya |
| Biaya perangkat | Rendah | Rendah, memakai ponsel yang ada | Server, listrik, perawatan |
| Bila listrik padam di sekolah | Tetap bisa diakses dari rumah | Tetap bisa diakses | Tidak bisa diakses |
| Ketergantungan | Internet dan penyedia | Internet dan penyedia | Teknisi sekolah |
Untuk banyak sekolah, kombinasi web dan Android adalah pilihan paling praktis. Pembahasan lebih dalam tentang model web ada di artikel "Aplikasi Sekolah Berbasis Web: Kelebihan dan Kriteria", dan tentang Android di "Aplikasi Sekolah Android".
Risiko teknis yang sering diremehkan
Server di sekolah tanpa teknisi
Sekolah memasang software di komputer TU. Tiga tahun kemudian operator yang memasangnya pindah, komputer rusak, dan tidak ada cadangan. Data bertahun-tahun hilang. Risiko ini nyata, terutama di sekolah tanpa teknisi tetap. Panduan pencadangan ada di artikel "Backup Data Sekolah: Cara Mencadangkan secara Rutin".
Aplikasi yang tidak pernah diperbarui
Software terpasang yang tidak diperbarui bisa memiliki celah keamanan dan tidak sesuai lagi dengan kurikulum terbaru. Misalnya, format rapor harus menyesuaikan perubahan kebijakan seperti pergantian P5 menjadi kegiatan kokurikuler.
Bergantung pada satu perangkat
Aplikasi yang hanya bisa dibuka di satu komputer membuat semua pekerjaan berhenti bila komputer itu dipakai atau rusak.
Akun bersama
Apa pun bentuknya, software yang dipakai dengan satu akun bersama membuat jejak perubahan tidak jelas dan berisiko bocor.
Keamanan: pertanyaan yang perlu diajukan
Untuk software berbasis web dan Android, tanyakan kepada penyedia:
- Apakah data sekolah dijual atau dipakai untuk iklan?
- Bagaimana hak akses diatur? Apakah bisa per peran?
- Cara masuk apa saja yang tersedia? Apakah ada OTP atau masuk dengan akun Google?
- Apakah sekolah bisa mengekspor datanya sendiri?
- Bagaimana bila sekolah berhenti memakai layanan?
Untuk software yang diinstal sendiri, tanyakan kepada tim sekolah:
- Siapa yang memperbarui software dan sistem operasinya?
- Di mana cadangan disimpan, dan kapan terakhir diuji?
- Siapa yang memegang kata sandi admin bila operator berganti?
Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU 27/2022) menempatkan sekolah sebagai pihak yang bertanggung jawab atas data murid, dan kegagalan pelindungan data wajib diberitahukan paling lambat 3 x 24 jam. Bentuk software apa pun tidak memindahkan tanggung jawab itu dari sekolah.
Dukungan teknis
Software yang bagus tetap membutuhkan dukungan saat guru bingung atau terjadi kendala. Bandingkan:
| Jenis dukungan | Yang perlu dicek |
|---|---|
| Panduan tertulis | Tersedia, mudah dicari, dan diperbarui |
| Kursus atau pelatihan | Bisa diikuti guru kapan saja |
| Forum pengguna | Tempat berbagi dengan sekolah lain |
| Bantuan langsung | Saluran resmi dan waktu tanggap |
| Dukungan prioritas | Tersedia untuk sekolah yang membutuhkan |
Sekolah dengan satu operator sangat bergantung pada kualitas dukungan ini.
Contoh keputusan di sebuah SMK
Sebuah SMK di Kabupaten Bogor dulu memakai software nilai yang diinstal di server ruang komputer. Saat banjir merendam ruangan, server rusak dan data dua semester harus disusun ulang dari berkas guru.
Setelah evaluasi, sekolah memilih software berbasis web dengan aplikasi Android. Guru mengisi nilai dari mana saja, pembaruan dilakukan penyedia, dan operator rutin mengekspor data sebagai cadangan tambahan. Biaya server dan perawatannya dialihkan untuk pelatihan guru.
Daftar cek teknis
- Bisa diakses dari laptop dan ponsel tanpa instalasi rumit.
- Pembaruan dilakukan penyedia, termasuk penyesuaian kurikulum.
- Hak akses per peran tersedia.
- Ada cara masuk yang aman, misalnya OTP.
- Sekolah bisa mengekspor datanya.
- Data tidak dijual dan tanpa iklan.
- Ada panduan, kursus, dan saluran bantuan.
- Biaya total per tahun jelas, termasuk perangkat.
Pertanyaan yang sering diajukan
Software sekolah mana yang lebih aman, web atau instal sendiri?
Bergantung pada pengelolaannya. Server sendiri aman bila ada teknisi, pembaruan rutin, dan cadangan teruji. Tanpa itu, layanan web dari penyedia tepercaya biasanya lebih aman.
Apakah software berbasis web bisa dipakai tanpa internet?
Umumnya membutuhkan internet. Periksa kebutuhan kuota dan siapkan prosedur cadangan, misalnya presensi manual sementara bila jaringan terganggu.
Apakah perlu aplikasi Android bila sudah ada versi web?
Sangat membantu untuk guru dan orang tua yang lebih sering memakai ponsel, terutama untuk presensi, pengumuman, dan notifikasi.
Apakah software sekolah bisa dipakai di iPhone?
Versi web bisa dibuka di peramban apa pun. Ketersediaan aplikasi khusus iPhone perlu ditanyakan ke masing-masing penyedia.
Siapa yang memperbaiki bila terjadi kendala?
Pada layanan web, penyedia memperbaiki sisi server, sementara sekolah menangani akun dan perangkat. Pada instalasi sendiri, semuanya menjadi tanggung jawab sekolah.
ASIS: Software Sekolah Tanpa Server, Tanpa Instalasi Rumit
Akar masalah software sekolah lama adalah ketergantungan pada satu komputer dan satu orang. Saat perangkat rusak atau operator pindah, pekerjaan berhenti dan data terancam hilang.
ASIS adalah platform berbasis web di asis.id dengan ASIS Mobile untuk Android, ditambah Pustaka dan Studio, semuanya dengan satu akun. Pembaruan dilakukan tim ASIS, cara masuk tersedia lewat kata sandi, OTP WhatsApp atau SMS, dan akun Google, serta 45 peran pengguna membatasi akses sesuai tugas. Data sekolah tidak dijual dan tanpa iklan. Dukungan tersedia lewat Panduan ASIS, Akademi ASIS, dan forum, dengan dukungan prioritas di paket ASIS Pro.
ASIS gratis untuk semua sekolah, dan Basmalah gratis untuk pesantren, madrasah diniyah, dan TPQ. Silakan mulai di asis.id.
