3Mengelola Pengguna dan Hak Akses

Hak akses melindungi data dan membantu setiap orang fokus pada pekerjaannya. Profil orang menyimpan data sekolah; pengguna adalah identitas untuk masuk dan menjalankan tindakan.

Prinsip akses minimum

Berikan hanya kewenangan yang diperlukan, tambah ketika tugas bertambah, dan cabut ketika penugasan berakhir.

Pemeriksaan

Uji akses menggunakan akun contoh. Pastikan bukan hanya menu, tetapi sekolah dan baris data yang bisa dibuka juga sesuai.

Perbedaan profil, akun, peran, dan izin

Profil adalah data orang dalam administrasi sekolah, misalnya profil guru, murid, atau wali. Akun adalah identitas untuk masuk ke ASIS. Peran mengelompokkan tanggung jawab, sedangkan izin menentukan tindakan tertentu seperti melihat, membuat, mengubah, menghapus, memfinalisasi, atau membuka kunci.

Satu orang sebaiknya memiliki satu akun utama. Apabila seorang guru juga menjadi wali murid atau alumni, tautkan hubungan yang benar pada akun tersebut. Membuat beberapa akun untuk orang yang sama memecah notifikasi, riwayat, dan proses pemulihan akses.

Cara menyusun hak akses sekolah

1. Daftar seluruh pekerjaan yang dilakukan setiap jabatan.
2. Kelompokkan pekerjaan menjadi peran, bukan nama orang.
3. Berikan izin baca dan tulis sesuai kebutuhan nyata.
4. Pisahkan tindakan sensitif seperti penghapusan, finalisasi nilai, penggajian, dan perubahan konfigurasi.
5. Uji peran memakai akun contoh.
6. Tinjau ulang ketika pegawai berpindah tugas.

Risiko memberikan akses terlalu luas

Akses berlebihan dapat membuka data pribadi, memungkinkan perubahan yang tidak disengaja, dan mengaburkan pemilik proses. Tombol yang terlihat juga sering dianggap sebagai kewajiban kerja. Peran yang ringkas membuat antarmuka lebih mudah dipahami sekaligus mengurangi risiko.

Audit akun secara berkala

Setidaknya setiap bulan dan ketika ada pergantian pegawai, periksa akun tanpa aktivitas, keanggotaan sekolah, peran sensitif, akun bersama, dan hubungan wali atau murid. Cabut akses yang berakhir tanpa menghapus transaksi historis.

Pertanyaan umum akun pengguna

Apakah admin boleh mengetahui kata sandi pengguna?

Tidak perlu. Gunakan prosedur aktivasi atau pemulihan resmi. Kata sandi tidak boleh dikirim melalui grup atau dicatat pada berkas bersama.

Mengapa pengguna bisa masuk tetapi tidak melihat menu?

Akun masuk belum tentu memiliki keanggotaan, peran, izin, atau sekolah aktif yang benar. Periksa lapisan tersebut secara berurutan.